Satınalma ve Tedarik Zinciri Yönetimi İlkeleri Dersi

Vana Alımlarında % 35 Fiyat Farkı: Satınalmada Suistimal İddiaları ve Yargı Maliyeti

Prof. Dr. Murat ERDAL
İstanbul Üniversitesi Tedarik Zinciri Yönetimi Anabilim Dalı Başkanı
merdal@istanbul.edu.tr

Yazı Dizisi-10

Şirketinizde Bu Olay Yaşansaydı
Ne Yapardınız?

Satınalma personeli istifa ederek şirketten ayrılıyor. Ayrılış sonrasında geçmiş operasyonlar incelendiğinde teknik malzeme, özellikle de vana alımlarında dikkat çekici bir tablo ortaya çıkıyor.

Birçok alımda usulsüzlük olduğu düşünülüyor.

Üretici firma, satıcı firma ve iskonto bilgileri karşılaştırıldığında fiyat farklarının kaynağı tartışmalı hale geliyor.

Vanaların sürekli aynı firmadan yüksek fiyatla yapılması ile ilgili suistimal kuşkusu artıyor.

Bu tablo neden süreç işlerken fark edilmedi?

Teklif karşılaştırmaları kim tarafından kontrol edildi?
Tek firma ile çalışma eğilimi neden erken aşamada fark edilmedi?

Onay zinciri bu fiyat farkını neden yakalayamadı?

Ticari koşullar neden daha fazla sorgulanmadı?

Daha da önemlisi:

Bu zafiyetler büyümeden önce neden profesyonel destek alınmadı?

Bu soruların nasıl geliştiğini ve gecikmeli olarak harekete geçildiğini somut bir dava dosyası üzerinden görelim.

Etkili satınalma yönetimi, suistimali ve zararı yıllar sonra fark edip mahkemede ispatlamaya çalışmak değildir.

Bu dava dosyası, şirketlerin kurumsal satınalma yapısını neden güçlendirmesi ve gerektiğinde profesyonel danışmanlık desteği alması gerektiğini gösteren somut bir örnektir. Dosyada ileri sürülen ciddi zarar iddiasının, dava sürecinin sekizinci yılında dahi kesin çözüme kavuşmamış olması ayrıca dikkatle değerlendirilmelidir.

Satınalma danışmanlığı; görev tanımlarını, teklif toplama yöntemini, tedarikçi seçimini, onay zincirini, piyasa araştırmasını ve denetim mekanizmasını sistematik hale getirir. Böylece şirketleri sonradan ortaya çıkabilecek yüksek maddi kayıplardan ve sonucu belirsiz, yıpratıcı mahkeme süreçlerinden korur.

Dosyadaki zarar iddiasının büyüklüğünü daha iyi anlayabilmek için dönemin döviz kuru da dikkate alınmalıdır. Davalı çalışanın teknik satın almalardan sorumlu olduğu dönem bakımından, Ocak 2009’da 1 USD yaklaşık 1,55 ve Ocak 2010’da ise yaklaşık 1,48 TL seviyesindedir.

Bu çerçevede dosyada ileri sürülen yaklaşık 599 bin TL’lik zarar iddiası, ilgili dönem kuru ile yaklaşık 375–405 bin dolar aralığında bir büyüklüğe karşılık gelmektedir. Güncel kur seviyeleriyle düşünüldüğünde bu tutar, milyonlarca liralık ekonomik kayıp iddiası anlamına gelmektedir. Şirket açısından kritik sorgulama, satınalma kayıtlarından fark edilen ciddi bir ekonomik kayıp, güven sorunu ve kontrol zafiyeti iddiasıdır.

“Satınalma zafiyeti zamanında yönetilmezse, şirket yıllar sonra mahkeme koridorlarında zararını ispat etmeye çalışır.”

Dava Konusu:

Dava; şirketin teknik malzeme, özellikle de vana alımlarında piyasa fiyatlarının üzerinde işlem yapıldığı ve bu nedenle zarara uğratıldığı iddiasına dayalı maddi tazminat talebine ilişkindir.

Şirket, satınalma personelinin yeterli fiyat araştırması ve teklif karşılaştırması yapmadığını, alımların belirli bir satıcı firmaya yöneldiğini ve bu nedenle zarara uğradığını ileri sürmektedir.

Dava Mahkemesi: İş Mahkemesi

Davacı İsteminin Özeti:

Davacı vekili, davalılardan …’un müvekkili şirketin satın alma departmanında aktif bir pozisyonda 06.01.2006- 27.12.2010 tarihleri arasında çalıştığını ve istifa ettiğini,

• istifanın ardından bizzat kendisi tarafından iade edilen satın alma defteri incelendiğinde özellikle büyük bir kısım satınalma işlemlerinin davalı …
  A …Endüstri Ürünleri Ltd. Şirketine verilmesinin sağlandığını ve dava dışı …
  B …San. A.Ş.‘nin iskontosuz liste fiyatları dikkate alınmak suretiyle teklif hazırlatılarak satıldığını,
• diğer davalının A…End. Ürünleri firmasına yönlendirildiğini, bu ve benzeri işlemlerle her bir satınalma işleminde davalı … tarafından % 30-50 oranlarında daha pahalı olarak iç satış işleminin gerçekleştirildiğini,
• Müvekkilinin zarara uğradığını, fazlaya ilişkin hakları saklı kalmak kaydı ile 50.000 TL maddi zararın ticari işlerde uygulanan en yüksek temerrüt faiziyle birlikte davalılardan müştereken ve müteselsilen tahsiline karar verilmesini talep etmiştir.

Davalı Cevabının Özeti:

Davalı … vekili; zamanaşımı itirazında bulunduklarını,

• Esas yönünden ise serbest piyasa koşullarında oluşan ticari fiyatlamalar ve ürün kalitesine göre değişen serbest piyasa fiyatları karşısında davanın reddi gerektiğini;
• Davalı A… Endüstri Ltd. Şirketi vekili ise, davanın ticaret mahkemelerinin görevine girdiğini,
• Zaman aşımı itirazlarının olduğunu,
• davacının kusur ve zararı ispat etmesi gerektiğini savunmuşlardır.

Mahkeme Kararının Özeti:

• Mahkemece, mevcut alım satım işlemleri neticesinde davacının zararı doğmuş ise taraf şirketlerin sorumluluklarının ne tutarda olduğu hususunun davacı ve davalı şirket arasındaki ticari ilişki kapsamında kaldığı bu uyuşmazlığın çözümünde yetkili Mahkemenin ise İş Mahkemesi değil Ticaret Mahkemesi olduğu gerekçesiyle şirket yönünden açılan davanın görev yönünden reddine karar verilmiş;

İşçi … hakkında açılan davaya ilişkin ise;

• dava konusu dönemde davacı şirket ile bu davalı arasında işçi-işveren ilişkisinin mevcut olduğu,
• davacı şirket satın alma yetkilisi olan davalının gelen fiyatları bilgisayarında bulunan programına yükleyip üst amiri olan satın almadan sorumlu müdürüne gönderdiği,
• müdürün gelen satınalma bilgilerini değerlendirip uygunsa bir üst amiri olan Genel Müdür Yardımcısına gönderdiği,
• Genel Müdür Yardımcısının da gerekli incelemeyi yaptıktan sonra uygun gördüğü taktirde uygundur şerhiyle Genel Müdüre gönderdiği, genel müdürün incelemesinden sonra onay vermesi halinde satın alma işleminin yapıldığı,
• davalının da satın alma işleminde başlangıçtan sonuna kadar normal prosedürü uyguladığı, davacının bu işlemlere davacı şirket içinde karar veren tek yetkili konumunda olmadığı,
• yapılan işlemlerin davacı şirketin iç işleyişi anlamında davacı şirketin karar ve uygulamaları olduğu,
• şirketin basiretli bir tacir olarak yaptığı işlem ve eylemlerin sorumluluğunun kendisinde olduğu,
• davalı …’un sadakat borcuna aykırı olarak ifa ettiği eylemler yoluyla esasen elde edemeyeceği bir yarar iddiasına ilişkin olarak davalının malvarlığında gerçekleşen bir artışa, zenginleşmeye, menfaate ilişkin hiçbir veri olmayıp, davacı şirketten menfaat elde etmek için davalı şirket ile el ve iş birliği içinde eylemlerde bulunduğu şeklinde ileri sürülen hususun cezai müeyyidesinin bulunduğu,
• oysa davalı hakkında bir ceza soruşturmasının var olduğunun davacı tarafça iddia ve ispat edilmediği, hal böyle olunca davacı şirket ile davalı şirket arasındaki ticari işlemlere yönelik tazminat isteminde davalı işçiye husumet düşmediği gerekçesiyle husumet yokluğu nedeniyle ret kararı verilmiştir.

Temyiz:

Kararı davacı ve davalı … vekili temyiz etmiştir.

Gerekçe:

1 – Dosyadaki yazılara, kararın dayandığı delillerle kanuni gerektirici sebeplere göre hükmü temyiz eden davacı ve davalı …’un aşağıdaki bentlerin kapsamı dışındaki temyiz itirazlarının reddine,

2 – Taraflar arasındaki uyuşmazlık, davacının işçisi olan davalı … tarafından diğer davalı ile yapılan hukuka aykırı anlaşma doğrultusunda yapılan satış işlemleri ile ilgili olarak davacı şirketin zarara uğratılıp uğratılmadığı, uğranılan maddi zararın davalı işçiden tahsilinin gerekip gerekmediği konusundadır.

Davacı şirketin zarara uğradığını iddia ettiği satın alma işlemleri ”…” marka vanaların alımına ilişkin işlemlerdir.

Dava dışı … firmasının davacı şirkete gönderdiği 03.01.2013 tarihli mail ile,
– peşin alımlarda % 40,
– 60 gün vadeli alımlarda % 35,
– 90 gün vadeli alımlarda % 30 iskonto yapıldığı bildirilmiştir.

• Dava dışı … firmasının üretici firma olduğu; … firmasının ise satıcı firma olduğu anlaşılmaktadır.
• Davacı, … A …Endüstri Ürünleri Ltd. firmasından değişik tarihlerde toplam 1.348.478 TL tutarında vana alımı yapıldığını,
• dava dışı … firmasının 03.01.2013 tarihli mailine göre satıcı firma … firmasından % 35 oranında fazla miktarda fiyat ile alım yapıldığını,
• satın alma ile görevli diğer davalı işçinin ise piyasa fiyatının çok üzerinde olan bu alımları gerçekleştirmede esas görevli olması nedeniyle uğranılan 598.906,154 TL zarardan sorumlu olduğunu iddia etmiştir.

Nitekim, dava dışı … firması davacı yana gönderdiği mailde,

• malzemelerin satış fiyatlarının teklifte verilen fiyatlardan farklı olduğunu ancak davalı … ile davacı firma arasında var olduğu söylenen bir anlaşma nedeniyle teklif fiyatlarını … firmasının belirlediğini,
  bundan sonraki teklif taleplerinin aracı olmaksızın doğrudan verileceğini belirtmiştir.
• … firması ise, malzemenin sabit bir değeri olmadığını,
• piyasada değişken fiyatları olduğunu, serbest piyasa ekonomisinin söz konusu olduğunu,
• … marka vanaların piyasadaki satış fiyatlarının incelenmesi gerektiğini,
  farklı markalar ile ürün kıyaslaması yapılamayacağını ve iddia edilen maile konu indirimin bayinin indirim hakkı olduğunu yoksa piyasadaki satış fiyatı olmadığını; davalı işçi ise kendisinin satın alma konusunda tek yetkili olmadığını savunmaktadır.
• Davalı işçi, 21.04.2009 tarihinden itibaren iç ve dış tüm teknik satın almalardan (hammaddeler haricindeki tüm teknik hizmet ve mal alımı) görevli kişidir.
• Mahkemece, davacının bu işlemlere davacı şirket içinde karar veren tek yetkili konumunda olmadığı, yapılan işlemlerin davacı şirketin iç işleyişi anlamında davacı şirketin karar ve uygulamaları olduğu gerekçesiyle işçiye yönelik davanın reddine karar verilmiş ise de, yapılan araştırma yetersizdir.
• Hükme esas alınan bilirkişi raporu da uyuşmazlıkları gidermeye yönelik olmadığı gibi denetime de elverişli değildir.
• Davacı işverenin zarara uğrayıp uğramadığı, uğramış ise zararın miktarı ve davalı işçinin zararın meydana gelmesinde kusur oranı yöntemince belirlenmemiştir.
• Dava dışı … firmasının davacı firmanın satın aldığı vanaların fiyatlarını davacı firmaya piyasaya sattığı tutarların üzerinde bildirip bildirmediği,
• davacının zarara uğradığını iddia ettiği miktarın dava dışı … firmasının aynı marka vanaları piyasaya daha uyguna satmasına karşın kendisine daha fazla fiyat teklif etmesinden mi kaynaklandığı;
• yoksa dava dışı … firmasının teklif ettiği satım fiyatının … firmasının teklifinden daha yüksek olmasının nedeninin … firması ile A … End. firması arasındaki anlaşmadan mı kaynaklandığı netleştirilmemiştir.
• … firması ve dava dışı … aynı tip vanalara fiyat verirken, … firması üretici firma olmasına rağmen … firmasından hep daha yüksek fiyat teklif etmiştir.
• Bu hususun nedeni ortaya konulmadığı gibi, davacı firmanın alımlarında tekliflerin sadece bu iki firmadan mı alındığı, başka firmalardan fiyat teklifi alınıp alınmadığı, diğer firmaların teklif ettiği fiyatların ne kadar olduğu belirlenmemiştir.
• Ayrıca, 2011 tarihli mailde bildirilen iskontoların daha önceki yıllar için de geçerli olup olmadığı da açık değildir.
• Öncelikle davacı firmanın yapmış olduğu alımlar nedeniyle gerçekten zarara uğrayıp uğramadığı ve miktarı belirlenmelidir. Bunun için de yukarıda belirtilen hususları da içerir denetime elverişli rapor alınmalı,
• davacı firmanın almış olduğu aynı marka ve türdeki vanaları gerçekten piyasa değerinin üzerinde bir fiyatla alıp almadığı belirlenmelidir.

Bundan sonra da, davacı firma gerçekten zarara uğramış ise,

davalı işçinin tek yetkili olmamasının kusurunu tamamen ortadan kaldırmayacağı, netice olarak piyasadan teklifleri almak ile bir başka deyişle vanaların piyasa fiyatlarını araştırmak ve aynı marka ürünün en uygun fiyatını bulmak ile davacının görevli olduğu nazara alınarak kusur oranı belirlenmeli ve sonucuna göre davalı işçi yönünden açılan dava hakkında bir karar verilmelidir.

3-Kabul şekline göre, davalı işçi yönünden esastan ret yerine husumetten ret kararı verilmesi de hatalı olmuştur. Mahkemece yukarıda belirtilen şekilde araştırma yapıldıktan sonra davalı işçinin sorumluluğu esastan değerlendirilmeli ve avukatlık ücreti de buna göre belirlenmelidir.

Mahkemece bu hususlar gözetilmeden karar verilmesi hatalı olup bozmayı gerektirmiştir.

Sonuç:

Temyiz olunan kararın yukarıda yazılı sebeplerden BOZULMASINA, peşin alınan temyiz harcının istek halinde ilgililere iadesine, 15.11.2018 gününde oybirliği ile karar verildi.

Değerlendirme ve Öneriler

Bu dosya sadece satınalmada usulsüzlük, yolsuzluk şüphesi ve pahalı alımlar yönünden okunmamalıdır. Asıl mesele, şirketin satınalma sisteminin ortaya çıkan problemi işlem sırasında neden göremediği ve geç fark edilen zafiyetlerin şirkete nasıl katlanan maliyetler olarak geri döndüğüdür.

• Problem işlem sırasında değil, yıllar sonra fark edilmiştir.
  Problem, alım yapılırken değil, geçmiş kayıtlar incelendiğinde görünür hale gelmiştir. Bu durum, teklif karşılaştırması, piyasa araştırması, fiyat kontrolü ve satıcı/tedarikçi izleme mekanizmasının yeterince etkili çalışmadığını göstermektedir. Satınalma kontrolü, personel ayrıldıktan sonra dosya incelemek değil; işlem yapılırken problemi yakalayabilmektir.
• Yetki-onay zinciri soru işaretleri ile doludur. Satınalma denetimi tek bir satınalma personeli ile sınırlı kalmamalıdır.
  Bu kadar onay kademesinden geçen işlemlerde fiyat farkları, tek satıcı yoğunlaşması ve üretici-satıcı ilişkisi neden fark edilmemiştir? İnceleme yalnızca satınalma personeline odaklanırsa eksik kalır. Teklifleri kontrol eden, onaylayan, uygun bulan ve ödeme sürecine kadar işlemi taşıyan tüm yetki zinciri birlikte sorgulanmalıdır.
• Mahkemede e-posta yazışmalarından destek aramak kurumsal satınalma zafiyetidir.
  Şirket, işlem tarihinde sağlam bir teklif dosyası, fiyat karşılaştırması ve karar izi oluşturamamıştır. Yıllar sonra e-postalar üzerinden zarar ispat etmeye çalışmak, satınalma sisteminin süreç içinde çalışmadığını gösterir.
• Zarar iddiası büyüktür; yargı maliyetleri de bunun üzerine eklendiğinde tablo daha da vahim hale gelmektedir.
  Dosyada yaklaşık 598.906 TL zarar iddiası vardır. Ancak şirketin gerçek maliyeti bununla sınırlı kalmamıştır. Çalışan 2010 yılında ayrılmış, Yargıtay bozma kararı 2018 yılında verilmiş, üstelik dosya bu kararla da sonuçlanmamıştır. Şirket, yıllara yayılan dava sürecinde hem zararın varlığını ve tutarını hem de kusur oranını ispat etmeye çalışırken; avukatlık giderleri, bilirkişi incelemeleri, mahkeme süreçleri, yönetim zamanı, dosya takibi ve belirsizlik maliyetlerine de katlanmıştır. Geç fark edilen satınalma problemi, şirkete tek bir zarar kalemi olarak değil, büyüyen ve yıpratıcı bir maliyet zinciri olarak dönmüştür.
• Zayıf hukuk stratejisinin hedeflenen sonucu üretmediği görülmektedir.
  Satıcı firmaya karşı İş Mahkemesinde dava açılması, dosyanın hukuki strateji bakımından da sorunlu kurgulandığını göstermektedir. Eski çalışan yönünden İş Mahkemesi bağlantısı anlaşılabilir; ancak satıcı firma ile ilişki ticari alım-satım ilişkisidir. Mahkemenin satıcı firma yönünden Ticaret Mahkemesini görevli görmesi, bu tercihin zaman kaybı, usul tartışması ve ek yargılama maliyeti doğurduğunu ortaya koymaktadır.
• Pahalı ders, firma için gelişim fırsatı olarak değerlendirilmelidir.
  Bu dosya yalnızca satınalma harcamaları tartışması değildir; zayıf satınalma sisteminin şirkete nasıl toplam maliyet olarak döndüğünü göstermektedir. Önemli olan, bu pahalı dersi yalnızca dava konusu yapmak değil; kurumsal öğrenmeye, süreç iyileştirmeye ve daha sağlam bir satınalma sistemine dönüştürebilmektir.

Sonuç açıktır:
Satınalma problemi zamanında görülmezse maliyet katlanır. Önce pahalı alım maliyeti doğar. Sonra yargı maliyeti başlar. Ardından yönetim zamanı, itibar, enerji ve belirsizlik maliyeti eklenir.

Bu nedenle zamanında alınan satınalma danışmanlığı bir gider değil, maliyet önleme mekanizmasıdır.

Şirketler için doğru yönetim anlayışı, yıllar sonra mahkemede zararını ispat etmeye çalışmak değil; o zararın doğmasını baştan engelleyecek satınalma sistemini kurabilmektir.

Doğru satınalma danışmanlığı; tedarikçi seçiminden teklif karşılaştırmasına, piyasa araştırmasından onay zincirine, görev tanımlarından iç kontrole kadar satınalma yapısını güçlendirir.

Şirketler için tercih nettir:

Satınalma problemlerini profesyonel destekle süreç içinde mi yöneteceksiniz, yoksa yıllar sonra mahkeme dosyasında mı tartışacaksınız?

Karar sizin.

Prof. Dr. Murat ERDAL
İstanbul Üniversitesi Tedarik Zinciri Yönetimi Anabilim Dalı Başkanı
merdal@istanbul.edu.tr

ŞİRKETİNİZİ KORUMAK DA GELİŞTİRMEK DE SİZİN ELİNİZDE.

Satın alma Danışmanlığı
Harcama yönetiminde yaşanan suistimal, yolsuzluk ve rüşvet, şirketlere yalnızca doğrudan zarar vermez. Konu yargıya taşındığında; ilk derece mahkemesi, istinaf ve Yargıtay aşamalarında yıllara yayılabilen süreçler, avukatlık ücretleri, bilirkişi giderleri, yargılama masrafları, gecikme etkileri ve yönetim zamanı kaybıyla birlikte toplam maliyeti katlayarak büyütür.

Buna karşılık, zamanında alınan eğitim ve danışmanlık desteği; kurumsal yapıyı güçlendiren, olası kayıpları azaltan ve şirketi ileri taşıyan stratejik bir yatırım olarak öne çıkar.

Profesyonel rehberlik ile harcama analizlerinizi, kategori yönetiminizi ve iş akışlarınızı güçlendirebilir; kontrol noktalarını netleştirebilir, prosedürlerinizi standardize edebilir ve riskleri ortaya çıkmadan önce yönetebilirsiniz.

Anahtar Sözcükler:

Satınalma, teknik satınalma, vana alımı, tedarikçi yönetimi, tek tedarikçi riski, fiyat araştırması, piyasa fiyatı, teklif karşılaştırması, teklif toplama, iskonto, üretici firma, bayi, distribütör, satıcı firma, serbest piyasa, teknik şartname, onay zinciri, satınalma onayı, şirket zararı, maddi tazminat, işçi sorumluluğu, kusur oranı, sadakat borcu, özen yükümlülüğü, görev tanımı, iç kontrol, iç denetim, satınalma denetimi, suistimal iddiası, yolsuzluk iddiası, mahkeme, dava, temyiz, bozma, bilirkişi raporu, tazminat, iş mahkemesi, ticaret mahkemesi, satın alma danışmanlığı