Satınalma ve Tedarik Zinciri Yönetimi İlkeleri Dersi

Satınalma Teklifleri Sümen Altı Edilirse Ne Olur?
Promosyon Alımlarında Menfaat İddiaları, Tedarikçi Kayırma ve Dava Süreci

Prof. Dr. Murat ERDAL
İstanbul Üniversitesi Tedarik Zinciri Yönetimi Anabilim Dalı Başkanı
merdal@istanbul.edu.tr

Şirketinizde Bu Olay Yaşansaydı Ne Yapardınız?

Yüksek adetli promosyon ürünlerine ihtiyaç duyuyorsunuz.

Ajanda, kalem, bloknot, masa takvimi ve anahtarlık için teklifler toplanıyor.

Satınalma süreci ilerliyor, ön ödeme yapılıyor ve teminat mektubu alınıyor.

Günler sonra şirkete ciddi bir ihbar ulaşıyor.

İddia şu: “İçerideki bazı çalışanlar, rakip tedarikçilerin tekliflerini devre dışı bırakmış, satınalma sürecini belirli bir tedarikçi lehine yönlendirmiş ve bu ilişki karşılığında menfaat sağlamıştır.”

Gelen ihbar sizi rahatsız ediyor. Yönetim olarak hızlı aksiyon alıyor, sözleşmeyi feshediyorsunuz. Ödediğiniz bedelin iadesini istiyorsunuz ve teminat mektubunu devreye alıyorsunuz.

Sonrasında ise promosyon tedarikçisi, zarara uğradığı gerekçesiyle olayı yargıya taşıyor.

Mesele yalnızca çalışanların tedarikçilerle kurduğu şüpheli ilişki midir?

Yoksa tedarikçi araştırma, teklif toplama ve karşılaştırma, onay mekanizması, sözleşme güveni ve satınalma denetimi açısından daha derin bir kontrol zafiyetiyle mi karşı karşıyasınız?

En kritik soru ise şudur:

Bir tedarikçi, şirket personeli üzerinden rakip teklifleri sümen altı ettirebiliyorsa, satınalma kararlarına artık ne kadar güvenilebilir?

Kurumsallaşma boşluklarını, satınalma kararlarını ve çarpık ilişkileri net biçimde görmemizi sağlayan bu dava dosyasına gelin yakından bakalım.

Dava Konusu:

Dava, promosyon ürünlerinin tedarikine ilişkin imzalanan sözleşmenin teslimat başlamadan önce feshedilmesi, ödenen bedelin iadesi, teminat mektubunun nakde çevrilmesi ve bu fesih nedeniyle ileri sürülen zarar tazmini talepleri etrafında şekillenmektedir.

Promosyon ürünleri tedarikçisi davacı, ihtiyaç konusu ajanda, kalem, küp bloknot, masa takvimi ve anahtarlıkların teminine ilişkin yükümlülüğünü yerine getirmeye hazır olduğunu, alıcı şirketin sözleşmeyi haksız şekilde sona erdirdiğini ve bu nedenle zarara uğradığını ileri sürmektedir.

Alıcı şirket ise sözleşmenin feshedilmesinin haklı nedene dayandığını, davacı firmaya yapılan ödemenin iadesinin gerektiğini ve teminat mektubunun bu nedenle nakde çevrildiğini savunmaktadır.

Uyuşmazlığın merkezinde; promosyon ürünleri tedarikçisi ile alıcı şirket çalışanları arasında menfaat ilişkisi kurulup kurulmadığı, rakip tedarikçilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılıp bırakılmadığı ve bu iddiaların sözleşmenin feshi için haklı neden oluşturup oluşturmadığı bulunmaktadır.

Tarafların Pozisyonu

Davacı (Promosyon Ürünleri Satıcısının) Talebi:

Promosyon ürünleri üreticisi – A Promosyon (Davacı), taraf şirketler arasında sözleşme imzalandığını, bu sözleşme ile, alıcı firmanın (Firma B – davalının) dağıtacağı promosyon ürünlerinin teminini üstlendiğini;

• Alıcı B Firmasının “… 000 adet ajanda, 260.000 adet kalem, 180.000 adet küp bloknot, 170.000 masa takvimi ve 230.000 anahtarlık temin etmesinin kararlaştırıldığını;
• sözleşmede bunların en geç 31/10/2016 tarihinde davalıya teslim edileceğinin belirlendiğini; emtianın değerinin KDV dahil 2.185.591 TL olduğunu;
• sözleşme gereği bu bedelin…davalının ödediğini;
• karşılığında ise, A Promosyon firmasından … bedelli teminat mektubunu aldıklarını; müvekkili şirketin 03/10/2016 tarihinde davalıyı arayıp, teslimata başlayacaklarını bildirdiğini, davalının da aynı gün davacıdan saat 17:00’da teslimat planını istediğini;
• Fakat 3 gün sonra yani … vazgeçtiklerinin bildirildiğini;
• A Promosyon firmasına ödenen 766.000 TL’nin iadesinin talep edildiğini;
• iade etmezlerse, teminat mektubunu bozduracaklarını sözlü olarak bildirdiklerini;
• bunun üzerine A Promosyon firması …Noterliğinden bir ihtarname gönderip, haksız feshi kabul etmediklerini bildirdiğini;
• bunun üzerine Alıcı B şirketinin …yevmiye nolu ihtarla akdi fesih ettiklerini ve paranın iadesini istediklerini bildirdiği; bilahare de teminat mektubunu nakde çevirdiğini belirterek;
• Alıcı B’nin akdi fesih etmesinin haksız olduğunu, haksız fesih ile doğan tüm zararının tespiti ile şimdilik 10.000 TL’nin Alıcı B’den alınıp, A Promosyon firmasına verilmesini talep etmiş bilahare talebini ıslah yoluyla artırarak, 675.987,87 TL’nin Alıcı B’den tahsilini talep etmiştir.

Davalı (Alıcı B Firması) Dilekçesi

Alıcı B, 2017 yılında dağıtacağı promosyon ürünlerinin temini yönünden bir sözleşme imzalandığını; bu işle ilgili teklifler istediğini, sonuç olarak da A Promosyon firmasının bu işi kazandığını belirtmiştir. Ancak:

• Sözleşme imzalandıktan hemen sonra gelen bir ihbarla birlikte yapılan araştırma sonunda Alıcı B elemanı olarak çalışan ve pazarlama kısmında görevli olan —- ,şirket içinden diğer tedarikçileri saf dışı ederek müvekkili şirketin davacıyı tercih etmesini sağladığı; yine satın alma uzmanı olarak çalışan…da açık artırmada ahlaka ve hukuka aykırı davranışlarla diğer tedarikçileri saf dışı bırakarak müvekkili şirketin davacıyı tercih etmesini sağladığı tespit edilmiştir.
• A Promosyon firmasının bu iki çalışana rüşvet verdiği; bu şekilde söz konusu işi aldığı; A Promosyon firmasının bu haksız eylemi sebebiyle müvekkili şirketin ona olan güveninin kalmadığı,
• Artık onunla yaptığı akde bağlı kalmak istemediğini; bu sebeple şirketçe yapılan “akdin feshinin” haklı nedene dayandığını belirterek; davanın reddine karar verilmesini savunmuştur.

…

Taraflar arasındaki ihtilaf, davalı tarafça bildirilen ve davacının iki elemanına rüşvet verilip verilmediği, verilmişse bunun akdin feshi için haklı neden sayılıp sayılmayacağı hususunda toplanmaktadır.

…

Dinlenen B Firması (Davalı/Alıcı) tanıkları, şirketin çalışanları olup; rüşvet aldığı iddia edilen … hakkındaki alıcının iddiasını doğrulamışlardır.

A Promosyon şirketi lehine ve diğer tedarikçi adaylarını bertaraf etmek suretiyle, davacının bu işi almasını sağladıkları ve davacının da bu şekilde yüksek bedelle ihaleyi aldığını bildirmişlerdir.

.. her ay hesabına söz konusu işin alınmasından önce 3.500’er TL yatırıldığı; …A Promosyon şirket ortağından cep telefonu istediği ve onun da cep telefonu alıverdiği vakıaları;

… DAVANIN REDDİNE”KARAR VERİLMİŞTİR.
Karar davacı vekili tarafından süresi içinde İstinaf edilmiş,

İstinaf Kararı:
———-Dairesi tarafından;

…Bilirkişi heyeti 05/06/2024 tarihli raporunda; taraflar arasındaki 2017 yılı için gerçekleşen siparişin muadillerine göre % 25 oranında pahalı olarak ihale alındığı hususunu tespit etmiştir.

Gelen bu rapor tüm dosya kapsamı ile incelendiğinde;

• davaya konu dönemden 1 yıl öncesinin ihalesinin de davacı şirket tarafından alındığı ancak;
• bunun davalıya ait iki elemanın haksız kullanılması yoluyla ve diğer firmaların teklifleri sümen altı edilerek sağlandığı;
• bu hususun hem dosyamızda dinlenen tanık beyanlarından hem de tüm dosya kapsamından anlaşıldığı;
• bunun davalı şirket tarafından bir sonraki dönemin yani 2017 yılına yönelik siparişten sonra ortaya çıktığı;
• bilindiği üzere alım satım akdinde taraflardan birinin diğerinin güveni ortadan kaldıracak şekilde önceki ilişkilerde hile yaptığı ortaya çıktığı takdirde güveni sarsılan taraftan hiçbir şekilde akde devam etmesinin istenemeyeceği;
• bir yerde piyasanın altında bir ücretle dahi hizmet ya da eser sağlansa bile artık güveni sarsılan tarafın bunu ileriye sürerek karşı taraf edimlerini kabul etmek zorunda olmadığı;
• bunun yanında davacı (A Promosyon) tarafın, diğer benzer teklifleri sümen altı ettirerek piyasa rayiçlerine göre de davalıya % 25 fazla fiyattan bu mamulleri kabul ettirdiği;
• bu yönden de davalıdan sözleşmeye artık uymasının beklenemeyeceği kabul edilerek davanın reddine karar vermek gerekmiştir.

Promosyon Ürün Alımları

Promosyon ürün alımları çoğu zaman endirekt satınalma kararları olarak değerlendirilir. Şirketin ana ürün ya da hizmet kalitesini doğrudan belirlemez; ancak marka algısı, kurumsal temsil gücü ve müşteri temas kalitesi üzerinde etkili olur.

İhtiyacın doğru belirlenmesi, uygun malzeme çeşitliliğinin seçilmesi ve miktarların gerçekçi planlanması önemlidir. Özellikle satış ekipleri sahada şirketlerini temsil ederken ajanda, kalem, bloknot ve benzeri promosyon ürünlerini de yanlarında taşırlar. Bu ürünlerin kalite seviyesi, aynı zamanda şirketin imajını da sahaya taşır.

Kurumsal kimliği yansıtan, şirketin sektördeki konumunu destekleyen malzemelerin tercih edilmesi gerekir. Bu nedenle promosyon malzeme alımlarında satınalma ve pazarlama birimlerinin uyum içinde çalışması son derece doğaldır. Diğer taraftan, satınalma sürecinin şeffaf, kayıtlı ve denetlenebilir şekilde yürütülmesi gerekir. Aksi takdirde çok görünür olan bu malzemeler üzerinden kurum içinde yorumlar, şüpheler ve dedikodular kolaylıkla oluşabilir.

Promosyon Ürün Alımında Öne Çıkan Konular

Promosyon ürün alım ihtiyaçları yıl geçişleri, özel günler, kampanyalar, önemli etkinlikler veya eldeki stokların tükenmesi gibi farklı nedenlerle ortaya çıkabilir. İhtiyacın tanımlanması sürecinde ürün özellikleri, kalite, miktar, teslim süresi ve bütçe eş zamanlı düşünülmelidir.

Temel başlıklar şunlardır:

• Promosyon ürünlerinde beklenen kalite seviyesi nedir? Örneğin ajanda için kâğıt ve cilt kalitesi, sayfa boyutu, sayfa sayısı, logo ve baskı özellikleri açık biçimde tanımlanmış mıdır?
  • Tedarikçi yetkinliği, profesyonellik seviyesi, iş takvimi ve üretim kapasitesi nedir?
  • Numune kontrolleri nasıl yapılmakta ve sonuçlar nasıl raporlanmaktadır?
  • Ödeme koşulları, avans ve vade yapısı nedir? Ticari koşulların şirkete bütünsel maliyeti nasıl hesaplanmaktadır?
  • Teklifler nasıl toplanmakta ve karşılaştırma tabloları ne şekilde hazırlanmaktadır?
  • Karar alma sisteminde hangi faktörler dikkate alınmakta ve bunların ağırlıkları nasıl belirlenmektedir?
  • Karar alma sürecinde ilgili birim yöneticilerinin rolleri ve katkıları nelerdir?

Elbette listeyi uzatabiliriz. Promosyon ürün alımlarında çoğu zaman gözden kaçan bir diğer konu da zamanlama, stok ve kullanım kayıplarıdır. Zamanında dağıtılmayan ajandalar, yıl geçtikten sonra değerini kaybeden takvimler, depoda beklerken kirlenen veya yıpranan promosyon malzemeleri, ilk bakışta küçük fireler gibi görülebilir. Oysa yüksek adetli alımlarda bu kayıplar ciddi bir maliyet unsuruna dönüşür. Kullanılmayan, geç dağıtılan veya marka algısına zarar verecek hale gelen her promosyon ürünü; yalnızca satınalma bütçesinden değil, pazarlama etkisinden ve kurumsal temsil gücünden de kayıp yaratır. Bu nedenle promosyon alımlarında doğru ürün seçimi kadar doğru zamanlama, stok takibi, dağıtım planı ve kullanım sonrası değerlendirme de kontrol edilmelidir.

Analiz ve Öneriler

Söz konusu dava, promosyon ürün alımlarında çok sayıda hatalı işleyen konuyu gözler önüne sermektedir:

• Tedarikçi ve çalışanlar arasında uygunsuz ilişki iddiası,
  • Alım süreçlerinde menfaat sağlanması iddiası,
  • Teklif toplamada haksız rekabet riski ve uygun tekliflerin sümen altı edilmesi,
  • Maliyet riski ve şirketi zarara uğratma ihtimali; nitekim dosyada % 25 pahalı alım tespiti yapılmıştır,
  • Alım süreçlerinde belirli bir tedarikçinin kayırılması,
  • Promosyon kategorisi dışında da benzer ilişkilerin olabileceği endişesi,
  • Sözleşmenin feshi ve güven ilişkisinin çökmesi,
  • Satınalma süreçlerinde etik problemler,
  • Satınalma denetim çalışmalarındaki eksiklikler,
  • Alım süreçlerinde firma körlüğü.

Dava dosyasının arka planı, satınalma süreçlerinde kurumsallaşma eksikliklerinin ne kadar ciddi sonuçlar doğurabileceğini göstermektedir. Teklif toplama, tedarikçi karşılaştırma, onay ve sözleşme aşamaları şeffaf yürütülmediğinde; kişisel çıkar ilişkileri ve etik problemler şirketin rekabetçi alım yapma kabiliyetini zayıflatır.

Dosyada dikkat çeken hususlardan biri, aynı tedarikçiyle geçmiş dönemde de çalışılmış olmasıdır. Bu durum, ilişkinin tek seferlik bir satınalma işlemi olarak değil, zaman içinde gelişen ve içeride bazı kişilerle temas kurduğu iddia edilen bir tedarikçi ilişkisi olarak değerlendirilmesini gerektirir.

Bu nedenle dosya, satınalma ve pazarlama gibi farklı birimlerin ortaklaşa yürüttükleri çalışmalarda karar alma, rol paylaşımı ve koordinasyon yapısının ne kadar kritik olduğunu göstermektedir. Talep sahibi birim ihtiyacı belirleyebilir; ancak tedarikçi seçimi, tekliflerin karşılaştırılması, açık artırma süreci, nihai karar ve sözleşme onayı şeffaf, kayıtlı ve denetlenebilir bir yapı içinde yürütülmelidir.

Aksi halde birimler arası iş birliği, kurumsal değer üretmek yerine kayrılan tedarikçiler etrafında gelişen kirli bir çarka dönüşebilir.

Sizler de kendi şirketlerinizde böyle bir olayla karşılaşsaydınız nasıl bir yöntem izlerdiniz? Satınalma sistemini; operasyon, prosedür, kural, iş akışı ve onay süreçleriyle birlikte gözden geçiren bir dönüşüm başlatır mıydınız?

Geleceği şüphelerle değil; ölçülebilir, izlenebilir ve denetlenebilir satınalma ve tedarikçi ilişkileri sistemiyle yönetin.

Şirketler İçin Eğitim ve Danışmanlık Çalışması

Bu dava örnekleri, hediye ve menfaat riskinin yalnızca etik metinlerle yönetilemeyeceğini göstermektedir. Şirketin hediye alma-verme prosedürü, tedarikçi temas noktaları, ihbar akışı, savunma süreci ve disiplin uygulamaları gerçek olaylar karşısında test edilmelidir.

Olay yaşandıktan sonra maliyet sadece bir çalışanın işten ayrılması değildir. Avukatlık giderleri, dava süreci, tazminat riski, yönetim zamanı kaybı, tedarikçi güveninin bozulması ve şirket içi huzursuzluk çok daha büyük bir maliyet yaratır.

Bu nedenle iki günlük eğitim ve danışmanlık atölyesinde mevcut prosedürler, hediye/promosyon ürün akışı, ihbar ve savunma süreçleri gerçek dava örnekleri üzerinden değerlendirilir. Amaç, şirketin riskli alanlarını görmek ve uygulanabilir bir kontrol yol haritası oluşturmaktır.

Yönetim Ekipleri İçin Pratik Ağırlıklı Eğitim ve Atölye Çalışması

Şirket Harcama Yönetiminde Riskler:
Suistimal, Usulsüzlük ve Rüşvetle Mücadele Eğitimi

Eğitim teklifi almak için egitim@satinalmadergisi.com 

Eğitim: Şirket Harcama Yönetiminde Riskler:
Suistimal, Usulsüzlük ve Rüşvetle Mücadele Eğitimi

Şirket harcamalarının ve paydaş ilişkilerinin olduğu her yerde risk vardır. Kritik soru şudur:

Para doğru yere mi gidiyor, yoksa şirket sessizce soyuluyor mu? Zamanında görülmeyen kontrol boşlukları ve kirli ilişkiler, bir süre sonra işten çıkarma, ticari dava, ceza dosyası, tazminat ve itibar kaybı olarak geri döner. Rüşvet iddiaları, usulsüzlük söylentileri ve itibar suikastleri şirketin enerjisini içeriden tüketir.

Amaç; usulsüzlük izlerini yakalamak, yapılan ihbarları doğru analiz etmek, ön inceleme ve soruşturma sürecini prosedüre uygun yönetmek, ihale ve sözleşme alanlarındaki riskleri fark etmek ve şirketi mahkeme süreçlerine girmeden önce önlem almaya zorlamaktır. Çünkü önlem zamanında alınmazsa, bedel daha sonra çok daha ağır ödenir.

Eğitmen: Prof. Dr. Murat ERDAL

Eğitim Süresi: 2 gün

Eğitim Planı:

• Güvenilir Kurumsal Yapı İnşa Etmek
• Kontrol Noktaları ve Yönetim Zafiyetleri

Pratik 1: Satın almada Suistimal ve Yolsuzluk:
Kurumsallaşma Boşlukları ve Bir Dava İncelemesi

Şüpheli İşlemleri ve Usulsüzlük İzlerini Yakalamak

Pratik 2: Giriş Kalite Kontrolde Rüşvet İddiası: Bir Dava İncelemesi

• Erken Uyarı Sinyalleri ve Kırmızı Bayraklar
• İhbar Hattı ve Bildirim Sürecini Yönetmek

Pratik 3: Satınalma Süreçlerinde İhbar, İç Kontrol ve Gizlilik: Bir Dava İncelemesi   

• Ön İnceleme, Delil Toplama ve Belge İnceleme
• Mülakat Teknikleri ve Raporlama

Pratik 4: Satınalma Yöneticisinin İhalelerde Şirketi Zarara Uğratma İddiası, Disiplin Soruşturması ve Savunma Süreci: Bir Dava İncelemesi

• İhale ve Sözleşmelerde Riskli Alanlar
• Tedarikçi Firma Seçimi ve Kirli İlişki Ağları

Pratik 5: Satınalma Teklifleri Sümen Altı Edilirse Ne Olur?
Pratik 6: Tedarikçinin Alacak İddiası ve Alıcının Nitelikli Dolandırıcılık Savunması: Bir Dava İncelemesi

• Rüşvet ve Çıkar Çatışmalarını Görmek

Pratik 7: Hediye mi, Rüşvet mi? Tedarikçi İlişkilerinde Üç Şaşırtıcı Dava Örneği

• Yargı Süreçlerine Hazırlık: İş, Ticaret ve Ceza Mahkemeleri

Pratik 8: Tamiri Mümkün Makinelerin Hurda Olarak Piyasaya Satışı İddiası:
İlk Derece Mahkemesinden İstinafa Uzanan Bir Dava İncelemesi

• Gerçek Örnekler ve Uygulamalı Çalışmalar

Eğitim Öncesi Hazırlık: Pratik çalışmalarda kullanılacak dava dosyalarını eğitimden önce indirip inceleyiniz.

Eğitim Kategorisi: Premium 

ŞİRKETİNİZİ KORUMAK DA GELİŞTİRMEK DE SİZİN ELİNİZDE.

Harcama yönetiminde yaşanan suistimal, yolsuzluk ve rüşvet, şirketlere yalnızca doğrudan zarar vermez. Konu yargıya taşındığında; ilk derece mahkemesi, istinaf ve Yargıtay aşamalarında yıllara yayılabilen süreçler, avukatlık ücretleri, bilirkişi giderleri, yargılama masrafları, gecikme etkileri ve yönetim zamanı kaybıyla birlikte toplam maliyeti katlayarak büyütür.

Buna karşılık, zamanında alınan eğitim ve danışmanlık desteği; kurumsal yapıyı güçlendiren, olası kayıpları azaltan ve şirketi ileri taşıyan stratejik bir yatırım olarak öne çıkar.

Profesyonel rehberlik ile harcama analizlerinizi, kategori yönetiminizi ve iş akışlarınızı güçlendirebilir; kontrol noktalarını netleştirebilir, prosedürlerinizi standardize edebilir ve riskleri ortaya çıkmadan önce yönetebilirsiniz.

Anahtar Sözcükler:

Suistimal, Usulsüzlük, Rüşvet, ihbar, ihbar hattı, yargı, hukuk, dava, mahkeme, suç, eğitim, danışmanlık, savunma, iddia, davacı, satınalma, davalı, menfaat, risk, tedarikçi, etik, kalite, muayene, temyiz, ilk derece mahkemesi, soruşturma, delil, menfaat, promosyon, sümen altı, dava süreci, promosyon alımları, teklif, teklif toplama, satın alma