Ön Değerlendirme, Danışmanlık Sözleşmesi ve Proje Adımları
- Danışmanlık Ön Değerlendirme Görüşmesi
Konunun genel çerçevesini, ihtiyaç başlığını ve çalışma uygunluğunu değerlendirmek amacıyla yapılan kısa ön görüşmedir.
“Kuruma özel analiz, detaylı çözüm önerisi ve yol haritası çalışmaları yapılandırılmış danışmanlık süreci kapsamında ele alınır.”
Ön değerlendirme görüşmesi talebiniz için şirket adınızı, konu başlığınızı ve görüşmek istediğiniz temel ihtiyacı murat.erdal@tinova.com.tr adresi üzerinden iletebilirsiniz.
ÖRNEKLER:
İhtiyaç 1: Satınalma Sistem Geliştirme ( A Firması)
Satınalma Yöneticisi: “Hocam, şirketimiz büyüdü ama satınalma yapımız aynı hızda gelişmedi. Talep açılıyor, kimin onaylayacağı belli değil; bazı alımlar doğrudan telefonla ilerliyor, bazıları e-posta üzerinden kalıyor. Satınalma prosedürümüz var ama sahada tam uygulanmıyor. Yetki ve onay matrisleri net değil; kimi zaman düşük tutarlı işler çok fazla imzaya takılıyor, kimi zaman yüksek tutarlı alımlar yeterince sorgulanmadan geçiyor. Sözleşmeler de ayrı bir sorun; bazı tedarikçilerle yazılı sözleşme var, bazılarıyla sadece teklif ve sipariş üzerinden çalışıyoruz. Harcama disiplini kurmak, satınalma prosedürlerini güncellemek, yetki-onay yapısını netleştirmek ve sözleşme yönetimini daha kontrollü hale getirmek istiyoruz. Nereden başlamalıyız?”
Prof. Dr. Murat Erdal’ın Değerlendirmesi:
“Anlattığınız tablo, satınalma yapısında kurumsallaşma, kontrol ve harcama disiplini ihtiyacına işaret ediyor. Bu ön görüşmede şirket ölçeğinizi, mevcut satınalma yapınızı ve öncelikli problem alanlarını konuşabiliriz.
Önce ihtiyacın doğru adını koyar, çalışma başlıklarını netleştiririz. Uygun görürseniz satınalma prosedürleri, yetki-onay matrisi, sözleşme yönetimi ve harcama disiplini alanlarında yapılandırılmış bir danışmanlık çalışması tasarlayabiliriz.”
İhtiyaç 2: Sürdürülebilir Tedarik Zinciri Yönetimi ( B Firması)
Genel Müdür:
“Hocam, müşterilerimiz bizden sürdürülebilirlik, standart, belge, enerji verisi, faaliyet verisi ve emisyon bilgisi istemeye başladı. Bu konularla ilgilenecek güçlü bir kalite veya sürdürülebilirlik ekibimiz yok. Bazı sosyal uygunluk ve kayıt dışı çalışma risklerini de nasıl yöneteceğimizi tam bilmiyoruz. Müşteriyi kaybetmeden, yanlış beyanda bulunmadan nereden başlamamız gerektiğini anlamaya çalışıyoruz. Zor ve yorucu bir yıl bizi bekliyor; içeride herkes bunun farkında. Açıkçası sizinle çalışmak ve teklif almak istiyoruz. Ancak içeride bütçe onayı almak her zaman kolay olmuyor. Bu konuyu 6 aylık bir danışmanlık çalışması olarak ele alsak, makul bir bütçe çerçevesiyle nasıl ilerleyebiliriz?”
Prof. Dr. Murat Erdal’ın Değerlendirmesi:
“Bu konu, müşteri formlarına cevap vermenin ötesinde; sürdürülebilirlik verisi, enerji ve faaliyet verileri, emisyon hazırlığı, sosyal uygunluk riskleri ve müşteri gerekliliklerine uyum başlıklarını birlikte ele almayı gerektirir. Ön değerlendirme görüşmesinde genel çerçeve ve çalışma uygunluğu değerlendirilir. Uygun görülmesi halinde sürdürülebilir tedarik zinciri, veri hazırlığı, müşteri soru setleri, sosyal uygunluk riskleri ve başlangıç yol haritasını kapsayan yapılandırılmış bir danışmanlık çalışması planlanabilir.”
İhtiyaç 3: Nitelikli Dolandırıcılık ve Rüşvet İddiaları (C Firması)
Patron:
“Hocam, açıkçası nereden başlayacağımızı bilemiyoruz ama konuyu da kendi haline bırakmak istemiyoruz. Şirket içinde bir personelimizin rüşvet aldığına dair bir duyum geldi. Elimizde henüz netleşmiş bir dosya yok; bazı konuşmalar, bazı tedarikçi ilişkileri ve birkaç şüpheli işlem var. Acele edip yanlış bir adım atmak da istemiyoruz, konuyu örtbas etmiş gibi görünmek de istemiyoruz. Hem çalışanın haklarını ihlal etmeden hem şirketi koruyarak nasıl bir yol izlememiz gerektiğini anlamaya çalışıyoruz. Bu tür bir konuda bize destek olabilir misiniz?”
Prof. Dr. Murat Erdal’ın Değerlendirmesi:
“Bu tür iddialar oldukça riskli ve hassas kurumsal konulardır. Rüşvet, usulsüzlük, çıkar çatışması, tedarikçi ilişkileri, belge inceleme, çalışan hakları, yönetsel sorumluluklar ve hukuki risk boyutları birlikte değerlendirilmelidir. Konunun yargıya taşınma ihtimali varsa, sürecin başından itibaren dikkatli, ölçülü ve kayıtlı ilerlemek gerekir.
Ön görüşmede olayın genel çerçevesini konuşur, ihtiyacınızı dürüst ve sınırlı biçimde değerlendiririz. Bu aşamada kişi, birim veya olay hakkında kesin kanaat oluşturulmaz; disiplin, fesih ya da hukuki süreç yönlendirmesi yapılmaz. Uygun görürseniz çalışmanın kapsamını, yöntemini, gizlilik esaslarını ve raporlama çerçevesini netleştirerek sözleşmeli bir danışmanlık süreci başlatırız.”
- Teklif Paylaşımı, Sözleşme İmzalama ve Danışmanlık Sürecinin Başlaması:
Danışmanlık Ön Değerlendirme Görüşmesi sonrasında, ihtiyaç başlığı ve çalışma uygunluğu netleşirse teklif hazırlanır ve şirketle paylaşılır.
Teklifin kabul edilmesi ve danışmanlık sözleşmesinin imzalanması halinde çalışma süreci başlatılır.
- Stratejik Değerlendirme Toplantısı ve Yol Haritasının Gözden Geçirilmesi:
Stratejik Değerlendirme Toplantısı; danışmanlık sözleşmesi sonrasında gerçekleştirilen ilk yapılandırılmış çalışma adımıdır.
Amaç; mevcut yapıyı değerlendirmek, öncelikli risk ve fırsat alanlarını belirlemek, çalışma başlıklarını netleştirmek ve danışmanlık sürecine esas olacak yol haritasını gözden geçirmektir.
Bu toplantıda şirketin satınalma, tedarik zinciri, sürdürülebilirlik, sözleşme yönetimi, tedarikçi ilişkileri veya TURQUALITY® alanlarındaki gelişim ihtiyacı bütüncül biçimde ele alınır.
Katılım Seviyesi
Toplantının verimli ilerleyebilmesi için ilgili karar verici yöneticilerin ve konu sahibi birim yöneticilerinin katılımı beklenir.
Şirket sahibi, genel müdür, genel müdür yardımcısı, satınalma, finans, kalite, sürdürülebilirlik, hukuk veya ilgili operasyon birimleri konuya göre toplantıya dahil edilebilir.