Satınalma Süreçlerinde Denetim ve Suistimal Önleme Eğitimi

SATINALMA SÜREÇLERİNDE DENETİM VE SUİSTİMAL ÖNLEME EĞİTİMİ

Bu eğitim, tepe yönetiminin sıkça dile getirdiği “İhtiyacımız olmayan şeyi, fahiş fiyata, sorgulanmadan alıyoruz”kaygısını ortadan kaldırmak üzere tasarlanmıştır.

Yönetimsel kaygıyı büyüten, tekrar eden şikâyetlere yakından bakalım:

• Satınalma ekibinin yetkinliğinden emin değilim.
• Kronik hatalar bitmiyor, hesap verebilirlik çok zayıf.

• İhtiyacın doğruluğunu sorgulamadan alım yapıyorlar.

• Fahiş fiyatlı ve yanlış teknik özellikli alımlar dikkatimizi çekiyor.
• Satınalma ekibi “Dur” demeliydi?
• Aynı hataları neden sürekli düzeltiyoruz?
• Yanlış makineye veya gereksiz stoğa neden para ödedik?
• Şantiyede ne kadar malzeme kullanıldı, ne kadarı çöpe gitti veya eksik geldi?
• Mühendisler teknik bir şey söylüyor, satınalma sorgulamadan alıyor, fatura bize çıkıyor
• Proje yetişsin diye her şeyi acil alıyoruz ama fiyatları kim kontrol ediyor?

Hedef Kitle:

Eğitimin ana hedefi, satınalma süreçlerine ilişkin yönetimsel güvence ve denetim yaklaşımını güçlendirmektir; bu nedenle eğitim öncelikle iç denetim–iç kontrol–risk yönetimi –uyum–finans ekipleri için tasarlanmıştır.

• İç Denetçiler ve Müfettişler
• İç Kontrol Uzmanları
• Risk Yönetimi Uzmanları
• CFO’lar ve Finans Müdürleri
• Tepe Yönetim, İş Ortakları
• Muhasebe ve Finans Personeli
• Hukuk ve Uyum (Compliance) Ekipleri 

Hedef Sektörler:

Satınalma süreçlerinde değer sızıntısı, etik riskler ve suistimal olasılığı, sektör fark etmeksizin satınalma hacmi büyüdükçe ve süreç karmaşıklığı arttıkça yükselir.

• Sanayi tesisleri ve üretim şirketleri
• İnşaat / proje / şantiye organizasyonları
• Bankalar ve finans kuruluşları
• Perakende ile lojistik / dağıtım şirketleri
• Teknoloji şirketleri, GSM operatörleri
• Enerji ve altyapı firmaları
• Otel zincirleri ve hizmet grupları
• Kamu kurumları ve yerel yönetimler
• Spor kulüpleri ve dernek/vakıf yapılanmaları

Eğitim Süresi: 2 Gün  ( sabah 10:00-12:00 ve öğleden sonra 13:30 – 15:30 )

Eğitimin Amacı:

“Harcamalar Üzerinde Tam Denetim ve Yönetimsel Güvence”

Bu eğitim programı; şirketlerin satınalma süreçlerinde yaşanan yönetimsel kaygıları ve finansal sızıntıları azaltmak, tepe yönetimin ihtiyaç duyduğu takip, kontrol ve hesap verebilirlik mekanizmalarını güçlendirmek amacıyla tasarlanmıştır. Programın temel odağı, “evrak kontrolü” ile sınırlı kalmadan; S2C – Source-to-Contract (Kaynak Bulmadan Sözleşmeye) ve P2P – Procure-to-Pay (Satınalmadan Ödemeye) döngüleri boyunca riskleri görünür kılan kanıta dayalı denetim yaklaşımını ve suistimal (fraud) önleyici kontrol mimarisini katılımcılara kazandırmaktır.

Bu eğitim; özellikle CAPEX yatırımları (ör. sanayi tesislerinde makine/hat yatırımları; inşaat–şantiyede ekipman ve taşeron işleri; otel zincirlerinde renovasyon/FF&E alımları; bankalarda şube–ATM altyapı yatırımları; kamu/yerel yönetimlerde altyapı ve hizmet alımları), şantiye/saha alımları, MRO – Bakım, Onarım ve Operasyon harcamaları, hizmet alımları ve IT tedariklerinde; ayrıca maverick buying (kuralsız/izinsiz satın alma) ile OPEX –Faaliyet Giderleri kalemlerinde görülen tail spend (kuyruk harcama) kaynaklı “can yakan” maliyet sızıntılarını ve suistimal risklerini görünür kılarak, yönetimsel kontrol ve hesap verebilirliği güçlendirir.

Eğitimin İçeriği:  

1. GÜN: SÜREÇ TASARIMI, RİSK ANALİZİ VE KONTROL MEKANİZMALARI

SATINALMA OPERASYONLARINA BAKIŞ VE RİSK ODAKLI YAKLAŞIM

• Satınalma Döngüsü: İhtiyacın belirlenmesi, tedarikçi seçimi, sipariş, mal kabul ve ödeme.

• Satınalmanın Stratejik Önemi: Neden satınalma denetimi? Şirket kârlılığı üzerindeki doğrudan etkisi.

• S2C risk ve kontrol noktaları: RFx (Teklif Talebi)) / teknik şartname, değerlendirme komitesi, sözleşme onay akışı, fiyat revizyonu, mukayese tablolarının kullanımı.
• Sözleşmeden P2P’ye köprü: “Sözleşme varsa 3 ‘lü mutabakat Sipariş–Mal Kabul–Fatura eşleştirmesi nasıl çalışır? Farklı sektörlerden ilave mutabakat örnekleri nelerdir?
• Uçtan Uca Süreç Analizi: İhtiyaç tanımlama -> Onay -> Tedarikçi Seçimi -> Sözleşme -> Lojistik -> Mal Kabul -> Ödeme Döngüsü.
• Kritik Kontrol Noktaları: Görevler ayrılığı, yetki matrisleri ve limit yönetimi.
• Tedarikçi Yönetimi Denetimi: Tedarikçi seçme, değerlendirme ve “Tedarikçi Master Veri” güvenliği.

SÜREÇ DENETİMİ VE KONTROL NOKTALARI

Sürecin her aşamasında olması gereken “olmazsa olmaz” kontroller incelenir. Bu bölümde denetimin çerçevesi çizilir ve “Nereye bakmalıyım?” sorusuna yanıt aranır.

• Görevler Ayrılığı : Satınalma talebini yapan, onaylayan ve malı teslim alan kişilerin farklı olması.
• Tedarikçi Veritabanı Yönetimi: Pasif tedarikçilerin temizlenmesi, aynı adrese/hesaba sahip mükerrer kayıtların tespiti.
• İhale ve Teklif Toplama: Kapalı zarf usulü, teknik ve mali değerlendirme kriterlerinin objektifliği.
• Sözleşme Yönetimi: Cezai şartlar, termin süreleri ve fiyat revizyon maddelerinin denetimi.

• Temel Risk Alanları:
  • Stratejik Riskler: Yanlış tedarikçi bağımlılığı.
  • Operasyonel Riskler: Tedarik zinciri kırılmaları, düşük kalite.
  • Finansal Riskler: Piyasa fiyatının üzerinde alım, hayali faturalar.
  • Suistimal (Fraud) Riskleri: Rüşvet, komisyon, akraba şirketlere iş verme.

2. GÜN: SUİSTİMAL (FRAUD) DENETİMİ VE ETİK UYUM

• Satınalma Suistimalleri: Dünya ve Türkiye’den istatistikler. Suistimal üçgeni ve satınalma psikolojisi.

• Vaka Analizleri (Case Studies):Sektörden yaşanmış gerçek satınalma yolsuzluğu hikayeleri.

• Kırmızı Bayraklar : Suistimalin ayak izleri. Davranışsal ve sistemsel belirtiler.
•  İhale ve Teklif Denetimi: Şartname oyunları, danışıklı dövüş, hayali teklifler.
• Sözleşme ve Fiyat Denetimi: Gizli maliyetler, yan ödemeler ve pazar fiyatı araştırması (Benchmarking).

SATINALMA ANALİTİĞİ

• Harcama Analizleri

• • Onay limitlerinin hemen altında kalan çok sayıda fatura.
  • Hep aynı tedarikçinin kazandığı ihalelerin analizi.
  • Mükerrer Ödeme Analizi: Aynı fatura numarası veya tutar ile yapılan mükerrer ödemelerin yakalanması.

• Suistimal Denetimi ve Saha Uygulamaları

• Piyasa Fiyat Araştırması: Denetçinin “Gölge Fiyat” çalışması yaparak kurumun ne kadar pahalıya aldığını ölçmesi.
• Mal Kabul ve Depo Denetimi: Kağıt üzerinde alınan malların fiziken orada olup olmadığının (stok sayımı) kontrolü.
• Mülakat Teknikleri: Satınalma personeli ve tedarikçilerle yapılacak mülakatlarda çapraz sorgulama yöntemleri.

ETİK UYUM ALTYAPISI

• ISO 37001 – Anti-Bribery Management System (Rüşvetle Mücadele Yönetim Sistemi): hediye-ağırlama, çıkar çatışması, üçüncü taraf due diligence (özenli inceleme), kayıt ve onay mantığı.
• İHBAR/ETİK BİLDİRİM HATTI (Whistleblowing hotline): ihbarın alınması, sınıflandırma, ön değerlendirme, gizlilik, soruşturma hattı ve denetimle ilişki.

UYGULAMA

• Atölye Çalışmaları: Grupların hatalı bir süreci veya sahte bir ihaleyi tespit etmesi
• Satınalma Denetimi Kontrol Listesi (checklist)

İÇ DENETÇİLER İÇİN KRİTİK “CHECKLIST”

Denetim sırasında kendinize sormanız gereken 3 temel soru:

1. İhtiyaç Gerçek mi? (Gerçekten bu kadar hammaddeye veya hizmete gerek var mıydı?)
2. Fiyat Doğru mu? (Benzer firmalar veya piyasa bu ürünü kaça alıyor?)
3. Süreç Şeffaf mı? (Seçilen tedarikçi neden seçildi? Alternatifler neden elendi?)

Teklif almak için: egitim@satinalmadergisi.com 

Anahtar sözcükler:

satınalma denetimi, suistimal önleme, fraud, yolsuzluk, iç denetim, iç kontrol, risk yönetimi, etik, uyum, ihbar hattı, S2C, RFX, CAPEX, Opex, satın alma, süreç kontrolü, harcama analizi, tedarikçi yönetimi, tedarikçi, sözleşme yönetimi, teklif denetimi, ihale denetimi, fiyat denetimi, doğrulama, mutabakat, maverick, tail, ihbar, ISO 37001, rüşvet, rüşvetle mücadele, yolsuzlukla mücadele, suistimal riskleri, stratejik riskler, operasyonel riskler, süreç denetimi, süreç tasarımı, eğitim, tedarik, spor kulübü, STK, kamu, inşaat, teknoloji, futbol kulübü, sanayi, üretim, enerji, altyapı, otel, banka, lojistik, belediye, yerel yönetim, finans, perakende, kamu kuruluşu