Şirketlerde Stratejik İhale ve Sözleşme Yönetimi Eğitimi

Şirketlerde Stratejik İhale Yönetimi:
Değer Odaklı Alım, Etkin Bütçe ve Şeffaf Alım Süreçleri

Ülkemizde son dönemde şirket ihaleleri artık yalnızca fiyat rekabetinin yaşandığı süreçler olmaktan çıktı. Giderek karmaşıklaşan tedarik zincirleri, dijitalleşen iş modelleri ve kurumsal yönetişim gereklilikleri, satın alma ve idari işler ekiplerinden sadece “teklif toplama” değil, risk, kalite ve sürdürülebilirlik yönetimi yetkinliği de bekliyor. Bu dönüşüm, şirketlerin hem satın alma hem de idari işler fonksiyonlarını stratejik birer karar merkezi haline getiriyor.

Günümüzde kurumlar; BT altyapısı, yazılım, yapı-tadilat, temizlik, güvenlik, lojistik ve filo yönetimi gibi geniş kapsamlı alım ihalelerinin yanı sıra, araç, hurda, demirbaş ve ofis mobilyası satış ihalelerini de aynı yönetişim çerçevesinde yürütmektedir. Ancak bu süreçlerde, farklı departmanlardan gelen komite üyeleri çoğu zaman ortak bir dil veya değerlendirme sistemine sahip olmadan karar alıyor. Teknik şartname doğru hazırlanmış olsa bile, etik, kayıt ve değerlendirme standartlarındaki zayıflıklar, sürecin güvenilirliğini zedeleyebiliyor. Oysa kurumsal itibarı belirleyen unsur yalnızca ihaleyi kimin kazandığı değil, o sonucun nasıl elde edildiğidir.

Bu gerçeklerden hareketle geliştirilen “Stratejik İhale Yönetimi ve Sözleşme Uygulamaları” eğitimi, şirketlerde hem satın alma hem idari işler profesyonellerine yönelik kapsamlı bir yönetişim modeli sunuyor. Eğitim; ihale komitesi oryantasyonundan e-ihale sistemlerine, teklif değerlendirmesinden performans denetimine kadar tüm aşamaları kapsayan bütünsel bir yapı içeriyor. Amaç, yalnızca maliyet düşürmek değil, aynı zamanda etik, ölçülebilir, sürdürülebilir ve denetlenebilir ihale yönetimi kültürünü özel sektörün kalıcı standardı haline getirmek.

🎓 Satınalma, İdari İşler Yöneticileri ve İhale Komitesi Üyeleri İçin

STRATEJİK İHALE YÖNETİMİ VE SÖZLEŞME UYGULAMALARI EĞİTİMİ

Eğitim teklifi almak için merdal@istanbul.edu.tr

🎯 Eğitimin Amacı:

Bu eğitim programı, Satın Alma ve İdari İşler yöneticilerinin, şirket içi alım süreçlerini yalnızca maliyet düşürmeye yönelik operasyonel bir işlev olarak değil, stratejik değer yaratan bir yönetişim mekanizması olarak görmelerini amaçlamaktadır. Katılımcılar, sadece fiyat odaklı kararlar yerine, özellikle Bilişim Teknolojileri, Yapı Tadilatı, Lojistik ve Filo Yönetimi gibi yüksek bütçeli kategorilerde Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO), kalite, risk ve sürdürülebilirlik dengesini esas alan profesyonel ihale yönetimi becerileri kazanacaklardır.

Program, ihalenin yalnızca teklif toplama değil, aynı zamanda riskleri tanımlama, şartnameleri netleştirme ve gelecekteki sözleşme başarısının temellerini atma süreci olduğunu öğretir. Eğitim boyunca, ihtiyaç analizi, teknik şartname (TŞ) hazırlığı, tedarikçi yeterlilik değerlendirmesi, puanlama yöntemleri ve sözleşme maddeleri tek bir yönetim sisteminin parçaları olarak bütüncül biçimde ele alınacaktır.

Katılımcılar, ihale sonrası dönemde sözleşme yönetimi, değişiklik talepleri
(iş genişlemesi), hizmet seviyesi anlaşmaları (SLA), cezai şartlar ve performans göstergeleri (KPI) gibi başlıklar üzerinden yüklenici performansını izlemeyi, sözleşme bütünlüğünü korumayı ve erken uyarı sistemleri kurmayı öğreneceklerdir.

Program ayrıca, şirketlerin alım süreçlerinde karşılaşabileceği ihtilaf, fesih, gecikme, cezai yaptırım ve hak ediş uyuşmazlıkları gibi risk alanlarını vaka bazlı ele alır. Örnek ihale dosyaları, sözleşme metinleri ve emsal uyuşmazlık kararları sınıf ortamında analiz edilir.

📍 Yöntem: Vaka çalışmaları, örnek sözleşmeler, teklif analizleri, kontrol listeleri, risk analizleri, uyuşmazlık örnekleri, mahkeme kararları,

📍 Amaç: Adil, şeffaf, etik ve performans odaklı ihale yönetimi kültürü kazandırmak

📍 Hedef Kitle: İhale Komitesi Üyeleri, Satın alma, idari işler, finans, iç denetim ve hukuk birimleri, tepe yöneticiler.

📍 Eğitim Süresi: 2-3 Gün

– > İHALE PLANLAMA, ŞARTNAME VE TEKLİF YÖNETİMİ
– Doğru İhale Hazırlığı ve Adil Değerlendirme Süreci

Modül 0 – İhale Ekosistemi ve Türleri (2 Saat)

Amaç:

Katılımcıların, şirketlerde yürütülen ihalelerin yalnızca fiyat odaklı değil; stratejik hedef, kalite, sürdürülebilirlik ve risk yönetimiyle ilişkili yönetişim süreçleri olduğunu kavramaları. İhale türlerini, amaçlarını ve bu türlerin hangi durumda tercih edileceğini öğrenmeleri hedeflenir.

İçerik:

• İhalenin tanımı ve stratejik rolü: rekabet, şeffaflık, yönetişim
• Şirketler neden ihale yapar? Değer yaratma, risk paylaşımı, maliyet kontrolü
• Beş temel ihale türü ve örnekleri:

– Mal ve Hizmet Alım (eksiltme) – temizlik, filo, lojistik

– Satış / Elden Çıkarma (artırma) – hurda, demirbaş, araç satışı

– Karma Modeller – sat + kirala, yenile + bakım

– Yapı–Tadilat–Bakım (YTB) – inşaat, renovasyon, tesisat

– Bilişim ve Teknoloji (BT) – donanım, yazılım, lisans, bulut, siber güvenlik
(BT ihalelerinde veri güvenliği, KVKK uyumu ve sözleşme süresince lisans devri hükümleri)

• İhale usulleri: açık, davetli, pazarlık, e-ihale, tasarla-yap modelleri
• Her tür için dikkat edilecek temel noktalar ve riskler
• Kavram seti (terminoloji): RFP, RFQ, TCO, MEAT, SLA, Scope Creep, Change Order
• Uygulama: Katılımcıların kendi şirketlerinden bir ihaleyi örnek alarak tür belirleme çalışması

Operasyon (Süreç–Kalite) ve Etik Riskler:

• Yanlış ihale türü seçimi (BT alımları hizmet ihalesi formatında yürütülüyor)
• Eksik teknik dokümantasyon ve belirsiz şartnameler
• Etik uyumsuzluk – tek tedarikçiye göre hazırlık veya çıkar çatışması
• Belirsiz bütçe onay zinciri ve çakışan finansal kapsamlar
• Veri güvenliği riskleri (BT ve dijital ihalelerde KVK ihlali)

Modül 1 – İhale Komitesi Oryantasyon, Eğitimi ve Etik Farkındalık (1 saat)

Amaç:

İhale Komitesi üyelerinin süreçteki görev, sorumluluk ve etik ilkeleri doğru anlaması, karar alma süreçlerinde şeffaflık, izlenebilirlik ve tarafsızlık kültürünü güçlendirmesi.

İçerik Başlıkları:

• İhale Komitesi’nin kurumsal tanımı ve önemi
• Komite yapısı: başkan, sekreterya, raportör, gözlemci rolleri
• Yetki matrisi, imza ve karar süreçlerinin yönetimi
• Gizlilik, tarafsızlık ve çıkar çatışması yönetimi
• Etik ihlal örnekleri: hediye, menfaat, bilgi sızması, yönlendirilmiş puanlama
• Uygulama: Örnek “İhale Karar Tutanağı” ve değerlendirme gerekçesi analizi

Operasyon (Süreç–Kalite) ve Etik Riskler:

• Komite üyelerinin yetki dışı veya yönlendirmeye açık davranışları
• Değerlendirme notlarının kayıt altına alınmaması
• Gizlilik ihlali ve bilgi paylaşımı riskleri
• Karar gerekçelerinin eksik, hatalı veya tutarsız yazılması

Modül 1 – İhtiyaç Analizi ve Risk Yönetimi (2 Saat)

Amaç: Katılımcıların ihale öncesi hazırlık, dokümantasyon ve değerlendirme süreçlerinde stratejik, teknik ve hukuki farkındalık kazanmaları.
• İhale yapılmasının stratejik gerekçeleri
• İhale takvimi ve onay matrisi oluşturma
• İhale Dosyası Oluşturma Kontrol Listesi (Alım İhaleleri): zorunlu belgeler, kontrol adımları ve eksiklik riskleri
• İhtiyaç analizi ve fonksiyonel tanımlama yöntemleri
• Risk haritalama: teknik, mali ve operasyonel risklerin erken tespiti
• Pazar araştırması ve tedarikçi istihbaratı
• Erken aşama risk yönetimi: ihaleye çıkmadan önce risklerin tanımlanması

Operasyon (Süreç–Kalite) ve Etik Riskler:

• Belirsiz veya kişiye özel hazırlanmış şartname
• Tek tedarikçiye uygun tanım
• Risk analizinin yapılmaması
• Çıkar çatışması veya taraflı ihtiyaç bildirimi

Modül 2 – Teknik Şartname ve Tedarikçi Yeterliliği (2 Saat)

Amaç: Teknik şartnamelerin şirket hedefleriyle uyumlu, açık, ölçülebilir ve anlaşılır biçimde hazırlanması.
• Şartname hazırlama yaklaşımları: fonksiyonel / performansa dayalı / tasarıma dayalı
• “Yanlış Şartname Nasıl Hatalı Alıma Yol Açar?” vaka analizi
• Belirsiz ölçütler ve muadil tanımı riskleri
• Eksik kabul kriterlerinin maliyete ve kaliteye etkisi
• Tedarikçi yeterlilik kriterleri: finansal güç, referans, ISO, ESG uyumu
• Tek kaynak (Single Source) ve muadil tedarikçi yönetimi
• Uygulama: Hatalı şartname örneği üzerinden analiz

Operasyon (Süreç–Kalite) ve Etik Riskler:

• Marka veya modele bağımlı şartname
• Eksik teknik şartname ekleri
• Hakediş koşullarında belirsizlik
• Şirket içi etkiyle avantaj yaratma girişimleri
  

Modül 3 – Teklif Analizi, Değerlendirme ve Müzakereler (2 Saat)

Amaç:

Katılımcıların, maliyet ve teklif analizini sistematik biçimde yaparak teknik, mali ve ESG kriterlerini birlikte değerlendirme yetkinliği kazanması. Bu sayede yalnızca en düşük fiyatı değil, toplam değeri ve sürdürülebilir tedarik performansını esas alan karar alma becerisi geliştirilecektir.

İçerik Başlıkları:

• Maliyet ve Teklif Analizi
• Teklif bileşenlerinin ayrıştırılması (malzeme, işçilik, genel gider, kâr)
• Birim fiyat, toplam fiyat ve Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO) farkı
• Beklenen Maliyet “Should-Cost” yaklaşımı ve piyasa kıyaslaması (benchmarking)(Beklenen Maliyet – Should Cost analizi, piyasa fiyatlarından ziyade teknik veri, işçilik oranı ve üretim süreci parametrelerine dayalı nesnel maliyet tahminidir.
• Teklif doğrulama: aşırı düşük veya yüksek fiyat tespiti
• Gizli maliyetlerin analizi (bakım, enerji, garanti, teslimat koşulları)
• Uygulama: örnek teklif tabloları üzerinden maliyet kırılımı incelemesi
• Değerlendirme Kriterlerini Belirleme
• Teknik, Mali ve ESG kriterlerinin ağırlıklandırılması (örnek: Yüzde 60/30/10 dağılımı gibi)
• Her kriterin ölçülebilir göstergelere dönüştürülmesi
• Teklif Değerlendirme Rehberi “Puan Ver / Verme” Kriterleri: itiraza kapalı, nesnel kriter tasarımı
• En Ekonomik Açıdan En Avantajlı Teklif (MEAT) puanlama tablosu oluşturma
• İhale Değerlendirme Komitesi yapısı, görev paylaşımı ve karar kayıtlarının hazırlanması
• Değer Mühendisliği ve Müzakere Süreci
• Kazan–kazan (Win–Win) prensibiyle müzakere yürütme
• Değer mühendisliği (Value Engineering): kaliteyi koruyarak maliyet optimizasyonu
• İhale sonrası müzakere sınırları ve etik kurallar
• Uygulama: teklif farkı azaltma ve kalite optimizasyonu simülasyonu

Operasyon (Süreç–Kalite) ve Etik Riskler:

• Teklif forml ve belgelerinde eksik veya tutarsız veri
• Aşırı düşük teklifin sorgulanmaması
• Fiyat benzerliği – kartel şüphesi
• Adil, şeffaf olmayan puanlama veya kayıt dışı değerlendirme
• Tedarikçiyle gizli iletişim veya teklif yönlendirmesi

–> DİJİTAL İHALE, SÖZLEŞME YÖNETİMİ VE PERFORMANS

Modül 4 – E-İhale ve Dijital Teklif Yönetimi (2 Saat)

Amaç: Katılımcıların e-ihale sistemlerini etkin biçimde kullanabilmesi, dijital teklif yönetimi, ters ihale (reverse auction) ve elektronik onay süreçlerini profesyonelce yürütebilmesi.
• E-ihale kavramı ve türleri: açık, kapalı, ters (reverse) ihale modelleri
• E-ihale platformları
• Dijital güvenlik: zaman damgası, log kayıtları, e-imza, erişim yetkileri
• Canlı ihale yönetimi: teklif açma, güncelleme, süre uzatma (bid extension)
• E-ihale etiği ve şirket içi çıkar çatışması politikaları
• ERP / sözleşme sistemlerine entegrasyon, raporlama

Operasyon (Süreç–Kalite) ve Etik Riskler:

• Yetkisiz erişim veya şifre paylaşımı
• Sistem dışı iletişim
• Süre manipülasyonu (gecikmeli teklif kabulü)
• Kayıtların silinmesi veya değiştirilmesi

Modül 5 – Sözleşme Yürütme ve Değişiklik Yönetimi (2 Saat)

Amaç: Katılımcıların ihale sonrası uygulama ve denetim aşamalarında kontrat yöneticisi refleksi kazanmaları.
• Sözleşme başlangıcı ve açılış toplantısı (Kick-off Meeting)
• İş Genişlemesi (Scope Creep): erken uyarı işaretleri ve önleme yöntemleri
• Değişiklik talepleri (Change Orders) ve kontrol mekanizmaları
• Cezai şartlar, gecikme cezaları ve fesih prosedürleri
• Vaka: geç teslim hakediş ve ceza uygulama örneği

Operasyon (Süreç–Kalite) ve Etik Riskler:

• Onaysız kapsam değişiklikleri
• Sözlü mutabakatla yapılan revizyonlar
• Belge manipülasyonu
• Hak ediş şişirmesi

Modül 6 – Performans Denetimi ve Raporlama (2 Saat)

Amaç: Katılımcıların tedarikçi performansını objektif metriklerle ölçme becerisi kazanmaları.
• Temel performans göstergeleri (KPI): kalite, zaman, maliyet, hizmet seviyesi
• Hak ediş kontrolü ve izleme sistemi
• KPI raporlarının yorumlanması ve erken uyarı mekanizmaları
• Performans Denetim Raporu Formatı ve Tedarikçi Puan Kartı (Supplier Scorecard)
• Uygulama: KPI tablosu oluşturma ve değerlendirme

Operasyon (Süreç–Kalite) ve Etik Riskler:

• Yanlı performans raporlaması
• Ölçülemeyen KPI tanımları
• Denetim bulgularının gizlenmesi
• Gerçek dışı sonuç beyanı

–> UYUŞMAZLIK, BÜTÇE VE RAPORLAMA ENTEGRASYONU

Modül 7 – Uyuşmazlık Yönetimi ve Ders Çıkarma (2 Saat)

Amaç: Katılımcıların ihtilaf, fesih ve yaptırım süreçlerini hukuki ve kurumsal açıdan yönetebilmesi.
• Uyuşmazlık ve ihtilaf türleri: gecikme, eksik ifa, cezai yaptırım, fesih
• Uyuşmazlık Yönetimi Adımları: önleyici belgeler, iletişim kayıtları, zaman çizelgesi
• Önleyici kontrat yönetimi: belge, bildirim ve iletişim dili
• Ders Çıkarma Süreci: tamamlanan ihalelerden öğrenilenlerin kurumsal hafızaya aktarılması
• Uygulama: özel sektör ihalesinde ihtilaf çözüm analizi

Operasyon (Süreç–Kalite) ve Etik Riskler:

• Belgelenmemiş iletişim
• Eksik fesih gerekçeleri
• Uyuşmazlıkta yanlış delil sunumu
• Tek taraflı karar alma

Modül 8 – Bütçe, Raporlama ve Sözleşme Entegrasyonu (2 Saat)
Amaç: Katılımcıların ihale süreçlerinde bütçe planlaması, mali raporlama ve sözleşme performansını bütünleşik biçimde yönetme becerisi kazanmaları.
• Bütçe Planlama – İhale Takvimi Entegrasyonu: bütçe dönemi ve yatırım planı senkronizasyonu
• Mali Takip Zinciri: teklif, sözleşme, hak ediş, ödeme akışlarının tek rapor sisteminde birleştirilmesi
• Gerçekleşen–Planlanan Fark Analizi (Variance Analysis): sapma nedenlerinin tespiti
• Raporlama Disiplini ve Şeffaflık: Finans, Satınalma, İdari İşler veri uyumu
• Hak ediş ve Performans Bağı: KPI’ların hakedişlerle ilişkilendirilmesi
• Uygulama: “İhale Bütçe İzleme Tablosu” üzerinden fark analizi çalışması

Operasyon (Süreç–Kalite) ve Etik Riskler:

• Fatura – sözleşme tutarsızlığı
• Gizli harcama kalemleri
• Gölge bütçeler
• Yanıltıcı raporlama

Pratik Uygulama – Vaka Çalışmaları

Şirket Temelinde Öneriler ve Genel Değerlendirme

Eğitim teklifi almak için merdal@istanbul.edu.tr

Anahtar Sözcükler: ihale komitesi, idari işler, satın alma, bütçe, maliyet, tedarikçi, Toplam Sahip Olma Maliyeti, kalite, raporlama, mevzuat, RFP, RFQ, TCO, MEAT, SLA, Scope Creep, Change Order, sözleşme, ihale, hukuk, alım, eğitim, reverse auction, teklif, teklif analizi, teklif yönetimi, ihale yönetimi, strateji, yönetişim, risk, etik, sürdürülebilirlik, ESG