Kombine Taşımacılık Dersi

Şirket Aracı ve Alkollü Sürüş:
Riskler, Çalışanın Sorumluluğu ve Filo Yönetiminin Rolü

Bir Dava Üzerinden Filo Yönetimi Pratikleri

Prof. Dr. Murat ERDAL
İstanbul Üniversitesi Tedarik Zinciri Yönetimi Anabilim Dalı Başkanı
merdal@istanbul.edu.tr

Geçen hafta, filo yöneticisinin havuz araçlarını kişisel amaçlarla kullandığı iddiasını, yargıya taşınan somut bir dava üzerinden şirket araç kullanım prosedürü çerçevesinde incelemiştik. Bir anlamda iğneyi önce filo yönetimine batırmıştık. Bu hafta şirket aracı tahsis edilen çalışanlara ve onların araç kullanım sorumluluklarına geçiyoruz.

Bildiğiniz gibi şirketlerde gerçekten yaşanmış ve yargıya taşınmış olayları paylaşmaya devam ediyorum. Amacım yalnızca mahkeme kararlarını aktarmak değil; filo araç kullanımındaki risklerin çalışan ve şirket açısından nasıl ciddi sonuçlar doğurabildiğini göstermek.

Şirket prosedür ve kurallarına aykırı bir davranış, başarılı bir kariyeri kesintiye uğratabilir; disiplin incelemesine, iş sözleşmesinin feshine ve uzun bir dava sürecine yol açabilir. Ancak araç tahsisi ve sürüş risklerine yalnızca çalışan davranışı üzerinden bakmak yeterli değildir. Departman yöneticileri ve filo idarecileri, personelin iş tanımını, söz konusu görevin hangi koşullarda yürütüldüğünü ve çalışanın güvenli ulaşım seçeneklerini de bir bütün olarak değerlendirmelidir.

Olay ve Yargılama Süreci

Davacı — Çalışan

Tütün mamullerinin tanıtım faaliyetlerinde görev yapan ve işi gereği kendisine şirket aracı tahsis edilen çalışan.

Davalılar — İki Şirket

Çalışanın personeli olduğu şirket ile tanıtım ve saha hizmetlerinin yürütüldüğü diğer şirket. Şirketlerin hizmet ilişkisine ve fesih gerekçelerine ilişkin açıklamaları aşağıda ayrı ayrı aktarılmaktadır.

Davacı Talebi

Davacı;

• işinin niteliği gereği gece kulübü, disko, restoran, bar ve otel gibi yerlerde çalıştığını,
• tanıtım görevini yerine getirirken alkol aldığı ve işini savsakladığı yönündeki iddiaların gerçeği yansıtmadığını,
• kendisine bazı belgelerin tehdit altında imzalatıldığını,
• iş sözleşmesinin haksız ve tazminatsız olarak feshedildiğini

ileri sürmüştür.

Bu gerekçelerle kıdem ve ihbar tazminatları ile fazla çalışma ücretinin ödenmesini talep etmiştir.

Davalıların Cevabı

Davalı, … A.Ş. değişik firmalara, iş merkezlerine, sitelere, belli projelerle belli dönemlerde temizlik ve sosyal hizmet alanlarında hizmet verdiğini, davacının şirketlerinin elemanı olarak, diğer davalı … Projesinde çalışmakta iken, işin yürütümü sırasında içki kullanması ve işin gereği olarak tahsis edilen aracı alkollü kullanması nedenleriyle iş akdinin haklı nedenle feshedildiğini savunarak, davanın reddini istemiştir.

Davalı …Ş. diğer davalı şirketle kendilerinin belirlediği bölgelerde satış noktalarının geliştirilmesi, ürün bulunurluluğunun sağlanması ve gerekli taşıma işlerinin yapılması ve satış noktalarının ziyaret edilmesi, düzenli ve sistematik bilgi akışının sağlanıp raporlanması hizmetlerinin, diğer dayalı şirketin kendi elemanları ile verilmesi hususunda anlaşmaya varıldığını ve bu işlerin diğer davalı şirketin kurduğu ekipler vasıtasıyla yürütüldüğünü, aralarında asıl işveren-alt işveren ilişkisi bulunmadığını, davacının … satış noktalarından olan … Alaçatı isimli mekanda alkol kullandığının, işinin gereği olan raporları tutmadığını, kendisine tahsis edilen şirket aracını alkollü olarak kullandığının tespit edilmesi üzerine iş akdinin haklı sebeple feshedildiğini savunarak davanın reddini istemiştir.

Yerel Mahkeme Kararı

Yerel mahkeme, toplanan deliller ve bilirkişi raporunu değerlendirirken işin yürütüldüğü ortamın niteliğini de dikkate almıştır. Davacı ve benzer görevlerde çalışan işçiler, gittikleri bar ve restoranlarda mekan sahipleri tarafından yapılan içki ikramlarını şirketin bilgisi dahilinde kabul ettiklerini belirtmişlerdir.

Mahkeme, çalışanın davranışının iş sözleşmesinin derhal feshini gerektirecek ağırlıkta olmadığı; ancak işveren açısından geçerli sebep oluşturduğu sonucuna ulaşmış ve davacının bazı taleplerini kabul etmiştir.

Karar davalılar tarafından temyiz edilmiştir.

Yargıtay Kararı

Yargıtay, uyuşmazlığın merkezine çalışanın iş sırasında alkol almış olmasından çok, alkol aldıktan sonra kendisine tahsis edilen şirket aracını kullanmasını yerleştirmiştir.

Kararda çalışanın fesih öncesindeki kendi savunmasına özellikle dikkat çekilmiştir. Çalışan aşırı alkollü olmadığını ve herhangi bir risk almadığını düşündüğü için aracı kendisinin kullandığını ifade etmiştir.

Yargıtay açısından bu beyan önemli bir delil niteliğindedir. Çalışanın görevi gereği kendisine teslim edilen aracı alkollü olarak kullandığı, kendi kabulüyle sabit görülmüştür.

Yargıtay, bu davranışın hem suç oluşturduğunu hem de doğruluk ve bağlılığa aykırı olduğunu belirterek işveren açısından haklı fesih sebebi olduğuna karar vermiştir.

Bu nedenle çalışanın ihbar ve kıdem tazminatı taleplerinin reddedilmesi gerektiği belirtilmiş ve yerel mahkeme kararı bozulmuştur.

Filo Yönetimi Açısından Kritik Noktalar

Karar metni, şirketlerin güvenli ulaşım seçenekleri ve iç prosedürleri hakkında ayrıntı vermemektedir. Aşağıdaki değerlendirmeler, bu şirketlerde eksiklik bulunduğu yönünde bir tespit değil, benzer görevlerin nasıl yönetilebileceğine ilişkin önerilerdir.

Olayı değerlendirirken şirketin faaliyet alanını, çalışma ortamını ve personelin görev tanımını birlikte dikkate almak gerekir. Filo yönetimi ve Araç Kullanım Prosedürü açısından şu noktalar öne çıkmaktadır.

1. Önleme: Görev ile Ulaşım Modelini Birlikte Tasarlamak

Benzer riskler, farklı sektörlerdeki şirket etkinliklerinde ve ürün lansmanlarında da ortaya çıkabilir. Şirket, personelin günlük görevlerinin yanında bu etkinliklere katılımını da ulaşım ve sürüş güvenliği açısından planlamalıdır.

Söz konusu vakada ise çalışanın bulunduğu mekanlar, işinin yürütüldüğü satış ve tanıtım noktalarıdır. Dolayısıyla araç tahsis kararı verilirken yalnızca “bu görev için araca ihtiyaç var mı?” sorusu sorulmamalıdır. Görevin gerçekleştirildiği ortamın, çalışma saatlerinin ve ilgili personelin evine dönüş koşullarının güvenli sürüşü nasıl etkileyebileceği de değerlendirilmelidir.

Bu ortamlarda görev yapmak, alkol kullanımının görevin zorunlu bir parçası olduğu anlamına gelmez. Bununla birlikte şirket tepe yönetimi, çalışma koşullarından kaynaklanabilecek riskleri öngörmeli ve ulaşım planını buna göre oluşturmalıdır.

Uygun çözüm, görevin niteliğine ve şirketin operasyonuna göre değişir. İlk akla gelen alternatifler; şoför tahsisi, taksi, transfer veya aracın güvenli bir yerde bırakılarak daha sonra teslim alınması olabilir.

Burada belirleyici olan, alternatifin pratik hayatta işler olup olmadığıdır. Güvenli ulaşım seçenekleri etkinlik veya görev öncesinde planlanmalı, gece geç saatlerde de erişilebilir olmalıdır.

Aynı yaklaşım aşırı yorgunluk, uykusuzluk veya sürüşü etkileyebilecek diğer durumlar (hastalanma vd.) için de geçerlidir.

Şirket Araç Kullanım Prosedürü Çalışanlar İçin Ne Söylüyor?

Hazırladığımız Şirket Araç Kullanım Prosedürü (Örnek) metninin 8. maddesi, alkol kullanımı halinde çalışanın sürüş sorumluluğunu ve izlemesi gereken güvenli ulaşım sürecini açıkça tanımlamaktadır:

“Alkol, uyuşturucu veya benzeri maddelerin etkisi altında araç kullanılması kesinlikle yasaktır. Alkol alınması veya sağlık, ilaç, yorgunluk ya da benzeri bir nedenle güvenli sürüş yeteneğinin etkilenmesi halinde çalışan aracı kullanmaz; ancak bu durum aracı yetkisiz bir kişiye kullandırma hakkı doğurmaz. Çalışan Filo/İdari İşler birimini bilgilendirerek şirketin belirlediği güvenli ulaşım ve araç emniyeti sürecini uygular.”

Bu düzenleme, çalışanın aracı kullanmaması gereken durumu ve sonrasında izleyeceği yolu birlikte tanımlamaktadır. Prosedürün 4. maddesi de aracın güvenli bir yerde bırakılmasını ve ilgili birimle iletişime geçilerek şirketin ulaşım talimatlarının uygulanmasını öngörür.

Çalışan açısından aracı kullanmama kararının uygulamadaki karşılığı açık olmalıdır: Göreve veya dönüş yolculuğuna nasıl devam edeceği, kime başvuracağı, gerektiğinde kimin onayını alacağı ve ulaşım giderinin nasıl karşılanacağı belirsiz kalmamalıdır.

Şirket, bu sürecin özellikle gece ve mesai dışı saatlerde de işlemesini sağlamalıdır. İlgili yönetici ile Filo/İdari İşler birimi arasındaki görev paylaşımı, gerekli onaylar ve aracın daha sonra teslim alınmasına ilişkin düzenlemeler önceden belirlenmelidir.

2. Tespit: İddia ile Doğrulanmış Bilgiyi Ayırmak

Bir ihlalin araştırılması; çalışan bildirimi, yönetici gözlemi, ihbar, trafik belgesi veya araç hareket kaydıyla başlayabilir. Ancak bu kaynakların her biri farklı kapsam ve güvenilirlikte bilgi sağlar.

Örneğin araç takip sistemlerinden gelen kayıtlar, aracın belirli bir zamanda ve güzergâhta kullanıldığını gösterebilir. Tek başına sürücünün kim olduğunu veya o andaki durumunu kanıtlamaz. Benzer şekilde bir ihbar, araştırmayı başlatabilir; fakat içeriği doğrulanmadan kesinleşmiş olay gibi ele alınmamalıdır.

Bir iddianın öğrenilmesi ile kanıtlanması aynı şey değildir.

Bu nedenle şirket önce şu soruları araştırmalıdır:

• Olaydan ne zaman, kim aracılığıyla ve nasıl haberdar olundu?
• Bildirim hangi somut gözlem veya kayda dayanıyor?
• Hangi bilgiler doğrulandı, hangileri henüz iddia düzeyinde?
• Olayın açıklığa kavuşması için hangi ek bilgilere ihtiyaç var?

İncelediğimiz kararın yayımlanan metninde alkol kullanım düzeyi (belirli bir promil değeri veya ölçüm yöntemi) açıklanmamaktadır. İşverenin olayı ilk nasıl öğrendiği de açık değildir. Bu nedenle kararın aktarmadığı bir ölçüm, denetim veya tespit sürecini varmış gibi kabul etmemek gerekir.

Şirketin araç kullanım kuralı ile trafik mevzuatına ilişkin değerlendirme de ayrı ele alınmalıdır. İncelemede hangi kuralın ihlal edildiğinin ileri sürüldüğü açıkça belirtilmeli ve bunun dayanağı somutlaştırılmalıdır.

3. Belgeleme

Kurumsal kayıt düzeninin amacı, olayın aylar veya yıllar sonra da anlaşılabilmesini sağlamaktır. Olayın tarihi, saati, yeri, ilgili araç, bildirimi yapan kişi ve mevcut belgeler düzenli biçimde kaydedilmelidir. Tutanaklarda doğrudan gözlem ile başkasından aktarılan bilgi ayrılmalı; henüz doğrulanmamış yorumlar kesin tespit gibi yazılmamalıdır.

İnceleme dosyasında olayın niteliğine göre şu kayıtlar birlikte değerlendirilmelidir:

• Araç tahsis ve zimmet belgeleri.
• Olay tarihinde yürürlükte bulunan araç kullanım prosedürü.
• Çalışana yapılan tebliğ, bilgilendirme ve eğitim kayıtları.
• Olay tutanakları, ilgili resmi belgeler ve diğer somut kayıtlar.
• Çalışanın açıklaması veya yazılı savunması.

Özellikle prosedürün hangi sürümünün olay tarihinde yürürlükte olduğu önemlidir. Sonradan eklenen bir yükümlülük, olay tarihinde de varmış gibi değerlendirilmemelidir.

Filo Yönetimi: Araç Kullanım Prosedürü, bu açıdan yürürlük tarihi, değişiklik geçmişi ve çalışanlara bildirim kayıtlarıyla birlikte yönetilmesi gereken bir belgedir. Bir kuralın yazılı olması kadar, olay tarihinde geçerli olması ve çalışana bildirilmiş olması da incelemede dikkate alınmalıdır.

4. Savunma: Çalışanın Açıklamasının Alınması ve Değerlendirilmesi

Çalışanın açıklamasına başvurmak, olayın koşullarını anlamanın önemli bir aşamasıdır. Yönetim açısından savunma, önceden verilmiş bir kararı tamamlayan evrak olarak görülmemelidir.

Çalışana yöneltilen iddia açık olmalıdır: Hangi tarihte, nerede, hangi araçla ve hangi davranışın gerçekleştiği ileri sürülmektedir? Çalışanın bu iddiaya ilişkin açıklaması ve varsa dayandığı belgeler nelerdir?

Yalnızca aracın kullanılıp kullanılmadığı değil; görev planı, yöneticinin bilgisi, ulaşım seçenekleri ve olay sırasındaki iletişim de araştırılabilir. Bunların değerlendirilmesi, çalışanın sürüş sorumluluğunu ortadan kaldırmaz; olayın bütün koşullarıyla anlaşılmasını sağlar.

Açıklamanın baskıdan uzak biçimde alınması ve çalışanın sunduğu bilgilerin dosyadaki diğer kayıtlarla birlikte değerlendirilmesi gerekir. Savunma alma yöntemi ve hukuki gereklilikler ise İnsan Kaynakları ve Hukuk birimince ele alınmalıdır.

5. Tutarlı Uygulama: Aynı Ölçütleri Korumak

Araç kullanım prosedürünün varlığı, kuralların şirket içinde tutarlı uygulandığını tek başına göstermez. Filo yönetimi ve İnsan Kaynakları öncelikle şu soruyu sormalıdır:

Benzer davranışlar geçmişte nasıl değerlendirilmiştir?

Bir davranış bazı çalışanlarda görmezden gelinirken başka bir çalışanda ağır yaptırıma dönüşüyorsa uygulamanın tutarlılığı sorgulanır. Bu nedenle geçmiş olaylara, yöneticilerin yaklaşımına ve çalışanlara verilen mesajlara birlikte bakılmalıdır.

Tutarlılık, her olayda otomatik olarak aynı yaptırımın uygulanması anlamına gelmez. Olayların koşulları farklı olabilir. Önemli olan aynı değerlendirme ölçütlerinin kullanılması ve farklı sonuçların somut gerekçelerinin açıklanabilmesidir.

Kuralların uygulanması, kişinin şirketteki konumuna veya unvanına göre değişmemelidir.

Bu sınav, yüksek performans gösteren veya şirket açısından kaybedilmek istenmeyen bir çalışan söz konusu olduğunda daha görünür hale gelir.

Yöneticilerin günlük uygulamaları da yazılı politikayı desteklemelidir. Prosedürde yasaklanan bir davranışın sahada olağan karşılanması, çalışanlara çelişkili mesaj verir.

6. Süreç Yönetimi

Filo yönetiminde esas, riskleri önceden belirlemek ve önleyici tedbirleri almaktır.
Bu yaklaşımın uygulanması; şirket yönetiminin, çalışanın bağlı olduğu yöneticinin, filo biriminin ve İnsan Kaynaklarının kendi görev alanlarında sorumluluk üstlenmesini gerektirir.

Çalışanın bağlı olduğu yönetici ve ilgili departman, görevin nerede, hangi saatlerde ve hangi koşullarda yürütüleceğini planlarken güvenli ulaşım ihtiyacını da değerlendirmelidir. Örneğin pazarlama biriminin düzenlediği bir gece etkinliğinde, personelin dönüş ulaşımı etkinlik planının parçası olmalıdır. Filo biriminin bu ihtiyacı karşılayabilmesi için ilgili yönetici tarafından zamanında bilgilendirilmesi gerekir.

Filo birimi ise araç kullanım kurallarının oluşturulması, araç tahsisi ve kendisine bildirilen ihtiyaçlar doğrultusunda güvenli ulaşım seçeneklerinin organizasyonunda görev alır. Aracı tahsis etmiş olması, çalışanın günlük faaliyetlerini veya her sürüş kararını anlık olarak bildiği anlamına gelmez. Bu nedenle şirket, riskli bir durumun kim tarafından, kime ve nasıl bildirileceğini önceden belirlemelidir.

İncelediğimiz vakadaki gibi hizmetin birden fazla şirketin yer aldığı bir organizasyon içinde yürütülmesi, görev ve bildirim düzeninin açıklığını daha da önemli hâle getirir. Çalışanın bağlı olduğu yönetici, sahadaki işi koordine eden kişi ve araç tahsisinden sorumlu birim arasındaki iletişim önceden tanımlanmalıdır. Güvenli ulaşım ihtiyacını kimin belirleyeceği, kimin onaylayacağı ve kimin organize edeceği açıkça gösterilmelidir.

Sürüş güvenliğini tehlikeye düşüren bir durum öğrenildiğinde, çalışanın bağlı olduğu yönetici ile ilgili birimler koordinasyon içinde hareket etmelidir. Çalışanın aracı kullanmaması, güvenli ulaşımının sağlanması ve aracın güvenli biçimde bırakılması veya şirketçe yetkilendirilmiş uygun bir sürücü / şoför tarafından teslim alınması organize edilmelidir. Olayın niteliği gerektiriyorsa şirketin acil durum planı devreye alınmalıdır.

Güvenlik önlemlerinin ardından, kaza veya hasar oluşup oluşmadığına bakılmaksızın bildirilen ihlal incelenir. Çalışanın yöneticisi görev koşullarını ve olayla ilgili bilgileri; filo birimi araç tahsis, kullanım ve ulaşım kayıtlarını sağlar. İnsan Kaynakları çalışanla ilgili inceleme sürecini, hukuk birimi ise hukuki değerlendirmeyi ve ilgili süreleri ele alır. Çalışanın açıklaması, olay tarihinde geçerli kurallar ve geçmiş uygulamalar birlikte değerlendirilir.

Sonuç

Bu vaka, şirket aracı tahsisinin görev koşulları ve çalışan davranışlarıyla birlikte değerlendirilmesi gerektiğini gösteriyor. Çalışanın direksiyona geçme kararı kişisel sorumluluk taşırken, güvenli ulaşımın önceden planlanması da şirketin yönetim sorumluluğunun bir parçasıdır.

Araç kullanım prosedürünün uygulamadaki değeri, ihtiyaç anında ortaya çıkar: Çalışan aracı kullanamayacak durumda olduğunda kime başvuracağını biliyor mu? Yöneticisi hangi kararı alacağını, ilgili birimler nasıl destek sağlayacağını biliyor mu? Bu soruların karşılığı günlük işleyişte bulunmalıdır.

Yaşanan her ihlal, şirketin kendi uygulamalarını gözden geçirmesi için de bir fırsattır. İnceleme sonunda verilen karar kadar, aynı riskin yeniden ortaya çıkmasını önleyecek iyileştirmeler de önemlidir.

İyi filo yönetimi, sorumlulukların birimler arasında kaybolmadığı ve güvenli ulaşımın iş planının parçası olduğu bir yönetim anlayışıdır.

Kaynak: Filo Yönetimi: Araç Kullanım Prosedürü

Versiyon 1.0 — Güncelleme Bilgisi
Bu prosedür; uygulama örnekleri, uyuşmazlıklar ve yeni risk alanları dikkate alınarak düzenli biçimde gözden geçirilir. Gerekli görülen hükümler güncellenerek yeni sürümler yayımlanır.

Son söz: İyi bir Araç Kullanım Prosedürü yalnızca kuralları sıralamaz; çalışanı yönlendirir, yöneticinin yetki sınırlarını gösterir ve şirketi olası risklere karşı korur. Ancak prosedürün gerçek değeri hazırlanmasında değil, günlük işleyişte özenle uygulanmasında ortaya çıkar. Unutmayalım: Yazılı olup uygulanmayan bir prosedür, ihtiyaç duyulduğunda kimseyi korumaz.

Eğitim Önerisi:

İdari İşler ve Satınalma Ekiplerine Özel FİLO YÖNETİMİ EĞİTİMİ
Gerçek Vakalar ve Yargı Kararlarıyla Araç Tedariki, Kullanım Prosedürleri, Sözleşme, Kaza-Hasar ve Risk Yönetimi

Araç Filo Yönetimi Eğitimi PDF – Eğitim içeriğini indirebilirsiniz. 

© YÖNETİM KATI – Prof. Dr. Murat ERDAL

Anahtar Sözcükler:

Filo Yönetimi, Araç Kullanım Prosedürü, Şirket Aracı, Araç Tahsisi, Havuz Aracı, davacı, davalı, Filo Müdürü, İşveren Vekili, İşe İade Davası, İş Sözleşmesinin Feshi, Sadakat Yükümlülüğü, Sistem Kayıtları, SOP, servis, satın alma, idari işler,  Standart Operasyon Prosedürü, araç, tahsis, Filo Yönetimi Eğitimi, Murat Erdal, alkol, risk, sürüş, eğitim