Satınalma Planlaması ve Bütçe Yönetimi: Ne Harcadık? Ne Harcayacağız?

Satınalma Planlaması ve Bütçe Yönetimi: Ne Harcadık? Ne Harcayacağız?

Prof. Dr. Murat ERDAL
İstanbul Üniversitesi Tedarik Zinciri Yönetimi Anabilim Dalı Başkanı
merdal@istanbul.edu.tr

Satınalma planlaması ve bütçe yönetimi giderek zorlaşıyor. Bu problemin arkasında sayısız

faktör var. Dış çevre ve ekonomik koşullar son derece belirleyici. Ekonomiden kaynaklı belirsizlik ve risk faktörleri ileriyi görebilmeyi zorlaştırıyor. Kredi imkanları, enflasyon, kur artışları, ithalat-ihracat düzenlemeleri, vergiler, ücret artışları gibi pek çok faktör şirketleri temkinli hareket etmeye itiyor. Büyüme planları ve yeni yatırımlara yönelmede karar almak güçleşiyor.

Her şirketin bir oyun planı ve yönetim alışkanlıkları var.
Şirketlerimizde gündem maddelerini şu şekilde sıralayabiliriz:

• Satış öngörüleri / satış tahminleri bize ne ölçüde ışık tutuyor?
• Pazarlarımızın büyüme hızları nedir? Yurtiçi ve uluslararası satışlarımızın dağılımı nedir? İç ve dış pazarlarda rekabet bu yıl nasıl olacak?
• Bu yıl ürün ve hizmetlerimize olan talep nasıl olacak ? Nasıl bir gelir düşünüyoruz?
• Nakit akışları ve finansal yeteneklerimizde neler öngörüyoruz?
• Bütçe yönetiminde nelere dikkat etmeliyiz?
• Emtia fiyat artışları, enerji, operasyon ve işçilik başta olmak üzere maliyet artışlarını nasıl planladık?

Günümüzde bütçe yönetiminin zorluklarını ve bütçeden sapmaların olağan hale gelmesini doğuran etkenlerin önemli bir kısmını da yukarıda sıralamış olduk. Şimdi bu alana satınalma cephesinden yakından bakalım.

Satınalma Analitiği

Harcama Analizi – Ne Harcadık ?

CAPEX: Capital Expenditure – Sermaye Harcamaları
OPEX: Operational Expenditure – Faaliyet Harcamaları

Harcama analizleri son derece sistematik çalışılan bir alan. Yukarıdaki tablo çeyrekler (Q1, Q2, Q3, Q4) bazında belirli başlıklar altında verilen özet bir tablo. Geriye dönük olarak üzerinde detaylı bir inceleme başlatılabilir.
Bu çeyrek bazlı (3’er aylık) görünüm, harcamanın ‘hangi dönemde yoğunlaştığını’ ve sapmaların hangi çeyrekte başladığını gösterir. Böylece sadece toplamı değil, yıl içindeki dağılımı (sezonsallık, proje zamanlarını, acil alımlar) rahatlıkla izleriz.

Harcama analizinde kullandığınız yazılım birçok konuyu mercek altına almamıza fırsat tanımalı. Tabloları aylar bazında TL ve Dolar/Euro bazında da görünür kılmalı.

Kullanılan sistemde fabrika için konuşuyorsak üretim miktarları (adetler) ve yapılan harcamaları mukayese edebilmeliyim. İstediğiniz bir dönemi örneğin 2023-25 dönemi üzerinde bir karşılaştırma tablosu hazırlamama fırsat tanımalı. Hizmet sektöründe ise otel ya da restoran açısından bir analiz yapmak istiyorsak gelen misafir/müşteri sayısından yola çıkarak birim tüketim ve kişi başına gelir ve karlılık oranlarını görebilmeliyim.

İlk etapta bakılan harcama kalemleri:

• En yüksek 20 harcama kalemi ve dağılımları nelerdir?
• En yüksek 20 kategori kalemi ve dağılımları nelerdir?
• Harcama kalemlerine bakarak ilk 20 tedarikçinin kimliği (yerli ve yabancı kırılımları) nedir?
• En hızlı artan 10 kalem (kök nedeni; enflasyon mu, hacim mi, kur mu?)
• …

Yukarıdaki tablodan devam edecek olursak örneğin Kategorilere yakından bakalım. Ürün/malzeme kategorileri sağlıklı bir biçimde oluşturulmuş mu? Ana ve alt kategoriler doğru bir biçimde yapılandırılmış mı? ile başlayıp harcama dağılımlarını tek tek sistem üzerinde görebilmeliyim. Aksi takdirde operasyonlarımın devamlılığı ile ilgili olarak geleceği doğru bir şekilde planlayabilmem mümkün hale gelemeyecektir.

Harcama Tahmini- Ne Harcayacağız?  

Şirketin gelecek dönemle ilgili yatırımları (yeni tesis / altyapı) ve bu alandaki büyüme planları harcamaların yönünün kestirilmesinde hayli kritiktir. Bu alan özellikle CAPEX tarafında belirleyici olmaktadır.

Harcama planlamasının ana girdilerinden biri satış departmanından gelen öngörülerdir. Satış tahminleriyle şekillenen bir gelir planı (bütçe) ve buna bağlı operasyon hacmi vardır.

Temelde satış projeksiyonu, talep planlama ve operasyon planlama (S&OP – Sales and Operations Planning ) bir bütün olarak görülmektedir. Talep analizi bizi nicelik (üretim adetleri ve girdi miktarlarının belirlenmesi) ve nitelik (müşteri istek ve ihtiyaçlarındaki değişimler) açısından düşündürmektedir. Satıştan gelen öngörüler operasyon (üretim) ve satınalma planlamasında çalışmalara yönlendirecektir.

Satış tahmini değiştiğinde üretim, stok, lojistik ve satınalma dengeleri de değişmektedir. Hangi malzemeye ne zaman ve ne kadar ihtiyaç duyulacağı netleştirilmelidir. Kaynak gereksinimi, tedarikçi/fason/taşeron ilişkileri, sözleşme yönetimi (gerekiyorsa revizyonlar) ve depo-envanter yönetimi açısından yeni kararlar alınabilmektedir.

Tepe yönetimin aldığı kararlar ve satıştan gelen öngörüler bütçe dinamiklerini belirlemekle kalmaz doğrudan satınalma harcama planında kendini gösterir.

Harcama tahminleri ise işin en zor kısmı. Kalitatif ve kantitatif tekniklerin kullanıldığı ve düzenli güncellenmelerle bir senaryo çalışması gerektiriyor.

İcra toplantılarında geleceğe ilişkin değerlendirmelerde bulunup belirli öngörülerle hareket etmektedir. Verilerle, bilgi ve tecrübelerini birleştirip senaryoları ele almaktadır. Bunlar;

Temel senaryo: İşlerin beklediğimiz şekilde gerçekçi bir çerçevede ilerlemesi

İyimser senaryo: İşlerimizin beklentilerimizin ötesinde büyümesi, yeni fırsatların ortaya çıkması ve şirketimizin hedeflerinin ötesine geçmesi.

Kötümser senaryo: Arzu etmediğimiz durumların olabilmesi. Ekonominin tahminlerin üzerinde durağanlaşması, emtia fiyatları ve kurlarda anormal artışların yaşanması sonucu şirketin küçülme planlarını hızla devreye aldığı senaryo.

Elbette tepe yönetiminin planlamasında temel senaryo, iyimser ya da kötümser senaryodan bir tanesi de olabilir. Senaryo netleşmeye başladığında, toplantıların gündemi de ortaya çıkar: Kısıtlı kaynakları nasıl yöneteceğiz? Harcama kalemlerinde önceliklerimiz ne olacak?

Bütçe Kullanımı ve Kaynakların Önceliklendirme Meselesi

Finansal kaynakların tahsisi fevkalade zor bir alan. Bir taraftan operasyonların sağlıklı bir şekilde sürdürülmesi diğer taraftan da yükümlülüklerin zamanında yerine getirilebilmesi gerekiyor.

– Operasyon sürekliliği (kritik malzeme/hizmet, arıza-bakım gibi)
– CAPEX harcamaları ( enerji, otomasyon, dijitalleşme, altyapı vb.)
– Stratejik büyüme yatırımları (pazar/kapasite genişleme)
– Çalışanlara karşı yükümlülükler (örneğin; maaşların zamanında ve eksiksiz yatırılması),
– paydaşlara karşı yükümlülükler (örneğin; tedarikçilere vadesinde ödemelerinin yapılabilmesi)
– Yasal yükümlülükler (örneğin; vergi, SGK) ve
…

Özellikle bütçe kullanımı CAPEX tarafında sıkıntılara neden olabilmektedir. Yüksek tutarlı alanlarda, stratejik yatırımlarla ilgili olarak ilgili dönemi titizlikle ayarlamak gerekmektedir. Proje takvimi, kilometretaşları, ödeme takvimi (ön ödeme, vade takvimi ve dağılımı gibi) üzerinde düşünülmelidir. Birçok projenin aynı anda devreye girdiği durumlarda, bazılarının finansal sıkıntılardan kaynaklı yarım kaldığı (örneğin inşaat) ya da zaman olarak ötelenebildiği unutulmamalıdır. İlave olarak sözleşmelerden kaynaklı cezalar da gündeme gelebilir.

Aksiyonlar

Harcama analizleri yöneticiler için bütüncül bir görünüm sağlar. Satınalma operasyonları temelinde belirsizlik ve risk kaynakları etraflıca değerlendirilir. Geçmiş ve gelecekteki olası harcamalar iyi bir şekilde etüd edildiğinde; bütçenin doğru şekilde yönetilmesi, tedarik (sourcing) kararlarını revize etme, maliyet düşürme hedefleri ve daha fazla değer yaratmak için fırsat alanlarını belirleme imkânı doğar.

• Maliyet ve verimlilik aksiyonları

Satınalma analitik çalışmalarından yola çıkarak iyileştirmelerde de bulunabilirsiniz. Şirket içerisinde üretim, dışarıda üretim kararları (make or buy), yurt içerisinde üretim ya da farklı ülkelerde yatırım kararları alabilirsiniz.

• Büyüme ve yetenek aksiyonları

Araştırma-geliştirmeye ilave bütçe ayırma, yeniden kurgulama, inovasyonu önceliklendirme, parça yerlileştirme ve hatta yeni bir alana girmeyi de planlayabilirsiniz. Firma yetenekleriniz doğrultusunda başlı başına bir meydan okuma sürecine de yönelebilirsiniz.

• Tedarik riski aksiyonları

Tedarikçi/taşeron bağımlılık düzeyleri, yerelde tedarikçi meydana getirme, tedarikçi zinde/canlı tutma, tedarikçi geliştirme gibi birçok strateji ve aksiyon alınabilmektedir.

Satınalma yönetiminde geçmiş harcamaların analizi, mevcut tablonun ‘buraya nasıl geldik?’ sorusunu açıklar; harcama tahminleri ve senaryolar ise bütçenin yönünü, ‘nereye gideceğiz?’ sorusuyla belirler.

Unutmayın: “Yalnızca dikiz aynasına bakmak yeterli olmaz; önünüzde ne olduğunu görmek için tahmin ve senaryolara da ihtiyaç vardır.”

ŞİRKET EĞİTİMLERİ

FABRİKANIZDA BİRE BİR (1-1) YÖNETİCİ ve GRUP EĞİTİMLERİ

• Şirket eğitimlerinistandart kalıplarla değil, ihtiyaçlarınıza özel tasarlıyoruz.

Her program, işletmenizin gerçek problemlerine çözüm üretmek ve ölçülebilir sonuçlar yaratmak için hazırlanır.
Sizlerden gelen geri bildirimlerle eğitimlerimizi özgünleştiriyor, böylece her adımda somut değer katıyoruz.

Mottomuz: “Her eğitim, bir iş probleminin çözümü için tasarlanır.”

Güvenilir, verimli ve profesyonel eğitim hizmetleriyle yanınızdayız. Dolu dolu, güler yüzlü eğitimler dilerim.

Prof. Dr. Murat Erdal 

Türkiye’nin Her Yerinde Bire Bir (1-1) Yönetici Ekibi ve Şirket Eğitimleri

Eğitim içeriklerini görmek için başlıkları tıklayınız.

☐ Stratejik Satın alma Yönetimi Eğitimi (2 gün)

☐ Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri (İleri Seviye) Eğitimi (2 gün)

☐ ISO 37001 Rüşvetle ve Yolsuzlukla Mücadele Yönetim Sistemi Standardı Eğitimi

☐ Satınalma Süreçlerinde Denetim ve Suistimal Önleme Eğitimi (2 Gün)

☐ Dış Ticarette Lojistik Sözleşme Yönetimi Eğitimi (2 gün)
☐ Sürdürülebilir Tedarik Zinciri Yönetimi ve Yeşil Satınalma ISO 20400 Standardı Eğitimi (2 gün)
☐ Satınalma ve Tedarik Zincirlerinde YAPAY ZEKA Eğitimi (2 gün)

☐ Emtia ve Kategori Uzmanları için Maliyet ve Fiyat Eskalasyon Analizi Eğitimi
☐ Sözleşme Yönetimi ve Sektörel Kontrat İncelemeleri Eğitimi (2 gün)

☐ Tedarikçi Performans Değerlendirme ve Tedarikçi İlişkileri Eğitimi (2 gün)

☐ Filo Yönetimi Eğitimi: “Operasyon ve Planlama İlkeleri” (2 gün)
☐ Lojistik ve Depo Yönetimi Eğitimi (2 gün)
☐ Satış Mühendisleri için Kurumsal Satış Eğitimi (Rol Canlandırma/Oyun) (2 gün)

Anahtar Sözcükler: Bütçe, Harcama Analizi, Harcama Tahminlemesi, spend analysis, satış, operasyon planlama, satın alma planlaması, tedarik, senaryo, risk, CAPEX, OPEX, kategori, finans, kredi, tedarikçi, taşeron, fason, öngörü, gider, gider analizi, maliyet, hedef