Satın alma Sözleşme ve Risk Yönetimi Eğitimi

Satın alma Sözleşme ve Risk Yönetimi Eğitimi

Stratejik ve Operasyonel Risklerin Belirlenmesi, Önlenmesi ve Kontrolü

Prof. Dr. Murat ERDAL
İstanbul Üniversitesi Tedarik Zinciri Yönetimi Anabilim Dalı Başkanı
merdal@istanbul.edu.tr

Eğitim Süresi: 2 Gün

Hedef Kitle

Satınalma ekipleri ile şirket içerisinde satınalma talebi oluşturan, teknik veya idari şartname hazırlayan, tedarikçi seçimine katılan, bütçe kullanan, harcama veya onay yetkisi bulunan yönetici ve çalışanlar.

Eğitimin Amacı

Satınalma sözleşmelerindeki riskler yalnızca sözleşme maddelerinden kaynaklanmaz. İhtiyacın eksik tanımlanması, teknik veya idari şartnamenin belirsiz hazırlanması, tedarikçi yeterliliğinin doğru değerlendirilmemesi, teklif ile sözleşmenin birbirini desteklememesi ve sözleşmenin imzalandıktan sonra sistematik biçimde izlenmemesi önemli stratejik, operasyonel ve mali sonuçlar doğurabilir.

Bu eğitim, satınalma ve harcama süreçlerinde görev alan ekiplerin sözleşme risklerini yalnızca imza aşamasında değil; ihtiyacın ortaya çıkmasından sözleşmenin uygulanması ve kontrolüne kadar bütünsel biçimde yönetebilmesini hedeflemektedir.

Katılımcıların;

• Sözleşme risklerini erken aşamada belirlemesi,
• Stratejik, teknik, ticari, operasyonel ve hukuki riskleri birbirinden ayırması,
• Teknik ve idari şartnameler ile sözleşme arasındaki uyumu kontrol etmesi,
• Riskleri uygun sözleşme hükümleri ve kontrol mekanizmalarıyla ilişkilendirmesi,
• Sözleşme süresince yükümlülükleri, değişiklikleri ve performansı izlemesi,
• Olası uyuşmazlıkları ortaya çıkmadan önce önleyebilmesi

amaçlanmaktadır.

Programın Temel Yaklaşımı

Bu eğitim, katılımcılara hukukçu gibi sözleşme yazmayı değil; satınalma ve harcama süreçlerinde görev alan profesyoneller olarak riskleri erken görmeyi,
doğru soruları sormayı, gerekli kontrolleri kurmayı ve sözleşmenin uygulanmasını yönetmeyi kazandırır.

Sözleşme terim ve kavramları; satınalma yönetimi, tedarikçi ilişkileri ve operasyonel uygulamalar perspektifinden ele alınır.
Eğitimde farklı satınalma kategorilerinden gerçek iş problemleri, sözleşme örnekleri ve vaka çalışmaları kullanılır.

Eğitim Yöntemi

Kavramsal anlatım, gerçek iş problemleri, sözleşme örnekleri, vaka analizleri ve grup çalışmaları.

Birinci Gün

Sözleşme Öncesi Risk Yönetimi ve Hazırlık

Satınalma Sözleşme Yönetimine Stratejik Bakış

• Satınalma sürecinde sözleşmenin yeri
• Sipariş yönetimi ve sözleşme yönetimi
• Sözleşme yönetiminin temel aşamaları
• Sözleşme sahibinin rolü
• Satınalma kontrat yöneticisinin sorumlulukları
• Talep sahibi birimin rolü
• Teknik birimlerin sorumlulukları
• Satınalma ve hukuk bölümü arasındaki iş birliği
• Birimler arası yetki ve sorumluluklar
• Sözleşme yönetiminde hesap verebilirlik

Uygulama – Sözleşme Yönetiminde Rol ve Sorumluluklar

Satınalma Sözleşmelerinde Risk Analizi ve Kontrol

• Sözleşme riski kavramı
• Riskin kaynağı ve muhtemel sonuçları
• Stratejik riskler
• Teknik riskler
• Ticari ve finansal riskler
• Operasyonel riskler
• Tedarikçi ve iş sürekliliği riskleri
• Uyum ve itibar riskleri
• Kritik risk alanlarının belirlenmesi
• Risklerin önceliklendirilmesi
• Riskleri azaltmaya yönelik kontrol noktaları
• Risklerin sözleşme hükümleriyle ilişkilendirilmesi
• Sözleşme sürecinde önleyici kontroller

Uygulama – Satınalma Sözleşmelerinde Risklerin Belirlenmesi

Teknik ve İdari Şartname Riskleri

• İhtiyacın ve satınalma kapsamının tanımlanması
• İdari ve teknik şartnamelerin rolü
• Fonksiyonel ve teknik gereksinimler
• Eksik, belirsiz ve çelişkili şartnameler
• Teknik standartlar ve sertifikalar
• Ölçülebilir performans kriterleri
• Muayene, test ve kabul kriterleri
• Numune, çizim, katalog ve teknik dokümanlar
• Teknik teklif sapmaları ve istisnalar
• Marka ve tek tedarikçi bağımlılığı
• Teknik revizyon ve değişiklik yönetimi
• Teknik şartname ile sözleşme arasındaki uyum

Uygulama – Teknik Şartname Risklerinin İncelenmesi

Sözleşme Öncesi Tedarikçi ve Doküman Kontrolleri

• Tedarikçinin teknik yeterliliği
• Finansal ve ticari yeterlilik
• Üretim kapasitesi ve teslimat yeterliliği
• Alt yüklenici kullanımına ilişkin riskler
• Ruhsat, lisans, sertifika ve sigorta kontrolleri
• Tekliflerin teknik ve ticari karşılaştırılması
• Tedarikçi teklifindeki sapma ve istisnalar
• Tedarikçinin genel satış koşulları
• Teklif, sipariş, şartname ve sözleşme bütünlüğü
• İmza ve temsil yetkisi
• Sözleşme eklerinin kontrolü
• Sözleşme öncesi son onay

Uygulama – Sözleşme Öncesi Kontrol Listesi

İkinci Gün

Sözleşmenin Yürütülmesi, Kontrolü ve Kategori Uygulamaları

Kritik Sözleşme Hükümleri ve Risk Dağılımı

• Sözleşmenin konusu ve kapsamı
• Tarafların görev ve sorumlulukları
• Fiyat, ödeme ve vergisel yükümlülükler
• Fiyat revizyonu
• Teslim süresi, teslim yeri ve teslim programı
• Nakliye, sigorta ve riskin geçişi
• Kalite, muayene, kabul ve ret
• Garanti, ayıp ve uygunsuzluk
• Teminatlar ve sigortalar
• Gecikme ve cezai şart
• Mücbir sebep
• Askıya alma ve fesih
• Sözleşme ekleri ve dokümanların öncelik sırası
• Uyuşmazlıkların çözümü

Uygulama – Kritik Sözleşme Hükümlerinin İncelenmesi

Sözleşmenin Başlatılması ve Yükümlülüklerin Yönetimi

• Sözleşme başlangıç toplantısı
• Sözleşmenin ilgili birimlere aktarılması
• Tarafların yükümlülüklerinin belirlenmesi
• Kritik tarihlerin ve kilometre taşlarının takibi
• Teknik doküman, numune ve onay süreçleri
• Teslimat ve kabul kontrolleri
• Teminat, sigorta ve garanti süreleri
• Fatura, hakediş ve ödeme kontrolleri
• Bildirim ve yazışma yönetimi
• Sözleşme dosyasının yönetimi
• Erken uyarı göstergeleri
• Sözleşme yükümlülük takip tablosu

Uygulama – Sözleşme Yükümlülük Takip Planı 

Performans, Değişiklik ve Sapma Yönetimi

• Ürün ve hizmet sözleşmelerinde performans ölçümü
• SLA – Hizmet Seviyesi Anlaşması
• Tedarikçi performansının sözleşmeyle ilişkilendirilmesi
• Teknik ve ticari değişikliklerin yönetimi
• Ek iş ve kapsam genişlemesi
• Süre uzatımı ve fiyat farkı talepleri
• Sözlü talimat ve kayıt dışı değişiklikler
• Sapma, uygunsuzluk ve sözleşme ihlali
• Bildirim, ihtar ve düzeltme süreleri
• Tedarikçi iyileştirme planları

Uygulama – Değişiklik, Sapma ve İhlal Yönetimi

Farklı Satınalma Kategorilerinde Sözleşme Riskleri

Eğitim alan kurumun ihtiyaçları ve öncelikli satınalma kategorileri doğrultusunda ilgili risk alanları ve sözleşme uygulamaları ele alınacaktır.

• Tedarikçi üretim sözleşmelerindeki riskler
• Hammadde ve parça alımlarındaki riskler
• Fason üretim ilişkilerindeki riskler
• Teknik ekipman ve yatırım alımlarındaki riskler
• Kalıp ve üretim ekipmanı alımlarındaki riskler
• Bakım ve teknik hizmet alımlarındaki riskler
• Lojistik ve taşıma hizmetlerindeki riskler
• Danışmanlık ve proje esaslı hizmet alımlarındaki riskler
• Genel idari işler ve tesis hizmetlerindeki riskler
• Pazarlama ve kurumsal iletişim hizmetlerindeki riskler
• İnsan kaynakları hizmet alımlarındaki riskler
• Kategoriye göre değişen sözleşme ve kontrol öncelikleri

Uygulama – Satınalma Kategorilerine Göre Risk Örnekleri

Katılımcıların Kazanacağı Yetkinlikler

Eğitim sonunda katılımcılar;

• Satınalma sözleşmelerindeki riskleri sistematik biçimde sınıflandırabilecek,
• Sözleşme imzalanmadan önce kritik risk alanlarını belirleyebilecek,
• Teknik ve idari şartnamelerdeki belirsizlik ve çelişkileri tespit edebilecek,
• Teklif, şartname, sipariş ve sözleşme arasındaki uyumu kontrol edebilecek,
• Kritik sözleşme hükümlerinin stratejik ve operasyonel sonuçlarını değerlendirebilecek,
• Risklerin taraflar arasındaki dağılımını analiz edebilecek,
• Sözleşme yükümlülüklerini ve kritik tarihleri izleyebilecek,
• Değişiklik, ek iş ve sapmaları kayıtlı biçimde yönetebilecek,
• Tedarikçi performansını sözleşme hükümleriyle ilişkilendirebilecek,
• Olası uyuşmazlıkları önleyici aksiyonlar geliştirebilecektir.

Anahtar Sözcükler:

uyuşmazlık, üretim sözleşmeleri, idari şartname, teknik şartname, fason üretim, mücbir sebep, fatura, mahkeme, sözleşme riski, hukuk, hukuki risk, dava, davacı, davalı, ticaret mahkemesi, ticaret, iş, satınalma, tedarik, tedarik zinciri, dergi, satın alma, satınalma, tedarik, mevzuat, ihale, sözleşme, risk, kontrol