Turizm ve Otelcilikte Satın alma Operasyonları

Turizm ve Otelcilikte Satın alma Operasyonları:

Mutfak Yönetimi ve Gıda Tedarik Zinciri

Prof. Dr. Murat ERDAL

Turizm ve otelcilikte satınalma operasyonları oldukça geniş bir alan. Her kategori kendi içinde ayrı bir uzmanlık gerektiriyor. Bu yazımda konuyu gastronomi tarafıyla, yani mutfak yönetimi ve tedarik operasyonlarıyla sınırladım. Elbette bu alanın da ucu bucağı yok; derinleştikçe karşımıza yeni detaylar çıkıyor. O yüzden baştan söyleyeyim, yazının kapsamını dar tuttum.

Amacım, bu geniş dünyanın temel hatlarını çizmek ve özellikle tedarik zinciri ile satınalma süreçlerine genel bir çerçeve sunmak. Çünkü otel, restoran ve kafe işletmeciliğinde satınalma; sadece ürün temininden ibaret değil, aynı zamanda müşteri deneyimi, maliyet yönetimi ve marka konumlandırmasının da önemli bir parçası.

Şimdi gelin, otel ve restoran işletmeciliğinde satınalma faaliyetlerinin mutfakla, müşteriyle ve işletmeciyle nasıl iç içe geçtiğine yakından bakalım.

Otel, restoran ve kafe işletmecilik alanlarında satınalma operasyonları, mekanın (örneğin restoranın) müşteri zihnindeki yeri, algılanması, pazarın hangi bölümüne hitap ettiği, uzmanlık alanı/odağı (Osmanlı, Hint, Meksika mutfağı veya ev yemekleri gibi) kısaca “konumlandırılması” ile birlikte düşünülmelidir.

İstanbul Beyazıt’ta meydanda yer alan hızlı tüketim ürünleri satan bir iş yeri ile Boğaz’da ya da beş yıldızlı bir otelde yer alan özellikli bir işletmenin pazardaki yeri, ürün/hizmet yelpazesi, maliyet ve fiyatlandırma stratejileri son derece farklılık arz etmektedir. Buna uygun bir biçimde satınalma faaliyetleri de her zaman beklentilerle topyekun düşünülmek zorundadır. Bu beklentileri restoran işletmecisinin (işyeri sahibinin) beklentileri, müşteri beklentileri ve mutfak yani şef/aşçının beklentileri olmak üzere üç sınıfta ele alabiliriz.

İşletmecinin Beklentileri

İşletmecinin temel beklentisi, pazarda kalıcı bir yer edinmek ve beklentilerine uygun şekilde üretilen ürün ve hizmetler aracılığıyla sürdürülebilir kazanç sağlamaktır. Pazara sunulan ürünlerin fiyatlandırması, markanın konumlandırması, işletmenin coğrafi lokasyonu, müşteri trafiği, mutfak çeşitliliği ve personel yapısı bir bütün olarak değerlendirilmelidir.

İş yerinin öz mal, kiralık ya da franchise sistemine bağlı bir modelde faaliyet göstermesi; sabit ve değişken maliyetlerin yapısını doğrudan etkiler. Bu durum, satınalma faaliyetlerinin hem stratejik hem de operasyonel önemini daha da artırmaktadır.

Müşteri Beklentileri

Müşteri yemek sektöründe birincil öneme sahiptir. Müşteri, yemek ve menülerin oluşmasında doğrudan rol oynamaktadır. Müşteri sahip olduğu bütçe ve zaman kısıtı ile uygun atmosfer, kaliteli hizmet ve sağlıklı ürünleri tercih etmektedir. Günün ilk saatlerinden başlayarak; kahvaltı aşamasından akşam yemeğine kadar geniş zaman aralığında, her bir öğün ve yemek arasından beklentiler farklılaşabilmektedir. Hizmet düzeyi ve içeriği değişebilmekle birlikte ortak beklenti ise daima aynıdır “sağlığa uygun ürünler”.

Farklı Yemek Kültürleri: Menü ve Ürün Grupları

Hedef kitleye, farklı kültür ve damak zevklerine (Türk, Alman, İngiliz, Rus, vd. turist gruplarının yoğunluğuna göre), gerçekleştirilecek etkinliğin içeriğine göre (kutlama, doğum günü, nişan, düğün gibi) veya mevsime göre yemekler ve menülerde değişikliklere gidilebilmektedir. Müşteri profili ve müşterinin bütçe kısıtına uygun yenilikler ve birtakım taktikler çerçevesinde sunulan ürün gruplarında çeşitlilik meydana getirilmektedir.

Mutfağın (Şefin/Aşçının) Beklentileri ve Talep Sahibi Olarak Rolü

Menüleri hazırlanmasında, yemeklerin üretiminde doğrudan söz sahibi yer kuşkusuz mutfaktır. Aşçı, yemeklerin kalitesinden (lezzetinden) sorumlu olduğu kadar kaynakların doğru kullanımından da sorumludur. Mutfakta her şeyin (tüketilmekte olan tüm malzeme ve ürünlerin) zamanında doğru tedarikçiden doğru maliyetlerle temin edilmesi gerekmektedir. Mutfakta israfa tolerans gösterilemez. Haftalık ve günlük yemek planları dahilinde tüm operasyonlar etraflıca analiz edilmeli tüketim hızına bağlı olarak önlemler alınmalıdır. Müşteri, dış talep sahibi iken aşçı iç talep sahibidir. Satınalma departmanı ile yoğun iletişim halinde olan mutfak talep edilen malzemelerin listelerin hazırlanmasından daha sonrasında ise kendisine teslim edilen ürünlerin siparişlerine uygunluğunu denetleyen ve aynı zamanda raporlayan bir birimdir.

Sürekli Tüketilen Malzemeler

Mutfak içerisinde sürekli tüketilen ürün grupları temel gıda maddeleridir. Bu ürünler; un, süt, yumurta, şeker, su, ekmek, yoğurt, beyaz ve kırmız et, bakliyat grubu vb. olarak sıralanmaktadır. Diğer taraftan mevsime uygun olarak talep edilen manav grubu taze sebze ve meyve ürünleri bulunmaktadır.

Bu noktada stok envanter yönetimi ve gıda tedarikçi ilişkileri kritik öneme sahiptir.

Satınalma Departmanın Rolü ve Tedarikçi İlişkileri

Satınalma departmanı, işletmeci, müşteri ve mutfağın taleplerini bir arada değerlendiren bir merkezdir. Temel öncelik sağlıklı malzeme ve ürünlerin doğru maliyetlerle doğru miktarlarda temin edilmesidir.

Gıda sektöründe tedarikçi araştırması, seçimi ve değerlendirme süreci son derece zorlu aşamaları içermektedir. Tedarikçinin profesyonellik seviyesi, tam zamanında ve doğru miktarda teslimatı son derece önemlidir.

Tedarikçi değerlendirmesinde ISO 22000 Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi ve ISO 20400 Sürdürülebilir Tedarik Standardının gerektirdiği altyapının sahipliği ve uygulamaları birincil ölçütler içerisinde yer almaktadır.
Ayrıca tedarik zincirinin sürdürülebilirliğinde, karbon ayak izi (Carbon Footprint), yerel üretici desteği ve gıda israfının (Food Waste) önlenmesi gibi çevresel göstergeler de değerlendirme ölçütleri arasına girmektedir.

Envanter Yönetimi, Alan Kullanımı ve Depoların Rolü

İşletmeler, sahip olunan alanın büyük bir bölümünü haklı gerekçelerle misafirlerine ayırmaktadır. Bu nedenle restoranlarda satın alınan malzeme ve ürünler için ayrılan bölgeler çoğunlukla kısıtlıdır. Gıda ürünlerine ayrılan mekan sınırlılığı hijyen, envanter yönetimi ve sayım problemlerini de gündeme getirebilmektedir. Mal kabul problemlerinde sipariş ve teslim alınan ürün kalite, miktar ve belge (fatura) uyumsuzlukları başı çekmektedir.  Diğer taraftan tedarikçilerden gelen ürün/malzeme giriş sıklığı, araç park yeri ve teslimat saatlerinin yönetilebilirliği konusunu gündeme taşımaktadır. İşletme yöneticileri ise her daim tüketim hızına uygun bir biçimde az miktarda sık teslimat gerçekleştirilmesini ve böylelikle ürün tazeliğini sağlanırken maliyetleri kontrol altında tutmak istemektedirler.

Gıda ürünleri özellikleri nedeniyle farklı koşullarda (-derecelerde ^oC) muhafaza edilmeleri gerekmektedir. Bakliyat, dondurulmuş ürünler, taze sebze ve meyve ile içecek grupları farklı depo saklama alanlarını zorunlu kılmaktadır. Aksi takdirde ürünler kısa sürede bozulabilmekte, besin değeri kaybolmakta, sağlık açısından risk büyümekte ve maliyetler artmaktadır.

Satınalmacı, Maliyet Kontrolörü ve Lojistik / Depo Personeli

Satınalmacı bu sektörde birden fazla iş yükünü yerine getirmektedir. Bu konumuyla “joker” rol üstlendiği söylenebilir. Zincir veya tek bir restoran olsun profesyonellik seviyesine bağlı olarak restoranlarda satınalmacılar maliyet kontrolörü, aynı zamanda lojistik elemanı veya depo personeli gibi çalışabilmektedir. Esnek çalışma saatleri, hafta sonu ve hafta içi geniş zaman aralıklarında çalışma, personel devir hızı, sınırlı iş deneyimi, kurumsallaşma seviyesindeki noksanlıklar bu sektörün gerçeğini de ne yazık ki gözler önüne serebilmektedir.

İletişim Uzmanlığı

Hizmet sektöründe satınalmacılar, çalıştığı kurumun ölçeği ve kurumsallık düzeyine bağlı olarak doğru iletişim becerileri ile başarıyı yakalayabilirler. Kullanılmakta olan yazılım, depoların büyüklükleri ve uygunlukları, tedarikçi profili ve talep sahibi mutfaklar yürütülen ilişkiler her zaman ve koşulda “iletişim konusunda uzmanlığı” gerektirmektedir. Sektör insana dayalıdır.

Satınalmacılar, farklı tedarikçi ve teslimat operatörleri, mutfak (şef/aşçı) ve işletme yöneticileri arasında arabulucu konumdadır.

Dolayısı ile yoğun bir çalışma temposu ve stresli bir atmosfer içerisinde zamana karşı bir mücadele verildiği bilinmelidir. Bu nedenle turizm ve otelcilikte satınalma, yalnızca tedarik süreci değil; insan, zaman ve kalite yönetiminin kesiştiği stratejik bir fonksiyondur.

Not: Bu makale ilk olarak 2013 yılında yayımlanan “Restoranlar için Satınalma” başlıklı yazının güncellenmiş ve genişletilmiş versiyonudur. Murat Erdal, “Restoranlar için Satınalma”, Satınalma Dergisi, Yıl:1, Sayı:5, Nisan 2013, s:12-14.

 Anahtar Sözcükler: Turizm, otel, restoran, kafe, mutfak, turist, yemek, gıda, tedarikçi, satın alma, tedarik, ISO 22000, Gıda Güvenliği, ISO 20400 Sürdürülebilir Tedarik, envanter, maliyet, depo, lojistik, tedarik zinciri, aşçı, şef, gastronomi,