İdari İşler ve Tesis Yönetimi Departmanlarının Yükselişi

İdari İşler ve Tesis Yönetimi Departmanlarının Yükselişi

Prof. Dr. Murat ERDAL
İstanbul Üniversitesi Tedarik Zinciri Yönetimi Anabilim Dalı Başkanı
merdal@istanbul.edu.tr

Ülkemizde idari işler ve tesis yönetiminden sorumlu departmanlar hızla gelişiyor, güçleniyor. Bu bölümlerin kurumlar için önemi hayli kritik hale geldi. Süreç baş döndürücü.  Konuyu hem geçmişten günümüze hem de farklı sektör ve şirket büyüklükleri temelinde incelemek istiyorum. Bu alana giriş yazısı gibi kabul edebilirsiniz. Fırsat buldukça konuya Satınalma dergimizde, yine bu köşede devam edeceğim.

Geçmişin Görünmeyen Birimleri
Bugünün Stratejik Değer Yaratan Birimlerine Nasıl Dönüştü?

Bu birimlere ilişkin “gizli güç”, “görünmeyen birim” gibi tanımlama ve değerlendirmeler artık hayli geride kaldı. Bugünün dünyası son derece sorgulayıcı ve talepkâr. Her şey gözler önünde. Her şey mercek altında.

İnsanlar kısa sürede belirli bir fikre sahip oluyor. Hem şirket içerisinde çalışanlar, hem de dışarıdan gelip sistemi deneyimleyen misafirler, kullanıcılar ya da müşteriler izlenimlerini saklamıyor.

Bir şirket binasına ya da fabrikaya adımınızı attığınızda o kurumun profesyonellik seviyesini anında hissedersiniz. Hatta denilebilir ki, ziyaret ve toplantı öncesinde size yapılan bildirimler; otopark, güvenlik, danışma ve toplantı odası hakkında bilgilendirmeler bir yol haritası niteliği taşımaktadır. Hazırlıksız yakalanmadan, sürpriz yaşamadan ziyaretinizi yapar toplantınıza katılırsınız. Şirketin mevcut protokolleri; bina ve çevresi, ortak alanlar, giriş-çıkış güvenlik kontrolleri, danışma personeli ve iletişim kalitesi, otopark, asansörler, temizlik ve hijyen, bekleme salonları, ikramlar, havalandırma-iklimlendirme, enerji yönetimi size çok fazla ipucu verir. Bütün bu düzenin sağlanmasında idari işler ve tesis yönetiminden sorumlu profesyoneller vardır.

Bir şirket çalışanı iseniz her iş günü, içinde bulunduğunuz bina ve orada aldığınız hizmetleri etraflıca deneyimlersiniz. Pırıl pırıl bir bina, her şeyin en ince ayrıntısında varıncaya kadar özenle düşünüldüğü, operasyonların kesintisiz yürütüldüğü şirket ortamları herkesin ortak özlemidir. İşyeri düzenine ilişkin araştırma yapıldığında, neredeyse her gün ayrı bir memnuniyet düzeyi, bir puan ortaya çıkabilir 😊

Profesyonelliğin eksik kaldığı işyerlerinde bazı kesintiler ya da kısmi olumsuzluklar da yaşanabilmektedir. Bu konuda “bir sor, bin ah işit” durumu ortaya çıkabilir. Temiz olmayan ortak alanlar, arızalı asansörler, bozuk havalandırma, çalışmayan yazıcı ya da kahve makinesinin bir çalışır bir çalışmaması gibi pek çok örnek verilebilir. Şirket içi yaşanan birçok sıkıntıda doğrudan ve/veya dolaylı bir biçimde idari işler ve tesis yönetimi birimleri hedef alınabilmektedir. Haklı ya da haksız nedenlere dayanan tüm konular geri bildirimlere, kısa sürede şikayetlere dönüşüyor.

Beklentilerin Yükselmesi, Genişleyen Sorumluluk ve Uzmanlaşma

Geçmişte, idari işler operasyonlarının temelinde çalışanlar ve iş yeri (fiziki çalışma ortamı) arasındaki uyumun sağlanması yatardı. Çalışanın fiziki çevre ve atmosferden memnuniyeti fazlaca sorgulanmazdı. Bugün ise çalışan deneyimi, hizmet kalitesi, verimlilik, ergonomi ve memnuniyet düzeyi sürekli gündemde. Yöneticilerin, orta kademenin ve yeni kuşakların iş yerinden beklentileri zenginleşti. Bu kapsamda belirli periyodlarda memnuniyet anketleri yapılıyor ve analiz ediliyor.

Mimari uygulamalar gelişti. Yeni tasarımlar ortaya çıktı. Akıllı binaların yüksek binaların sayısı çoğaldı. Ortam yerleşim planları, ortak-sosyal alanlar ve fonksiyonellik başka bir seviyeye geldi.  Esnek çalışma ve ortak masa (hot desk), sessiz odalar gibi uygulamalar yayıldı.

Şirketler yeni uygulama ve çözümlerden hızla haberdar oluyor. Yöneticiler tüm sektörü; rakipleri, müşterileri, tedarikçileri bir şekilde ziyaret ediyor örnek ediniyor. Sektör içerisinde mesleki fuarlarda yeni malzeme, yeni mimari tasarımlar ve yeni teknolojiler hızla duyuluyor.

Bugün idari işler biriminden kesintisiz destek hizmetleri isteniyor.
Altyapı mükemmel olmalı. Tüm ofis ekipmanlarının, cihaz ve araçların bakımları bir plan dahilinde yürütülmeli. İş sürekliliği yüksek öncelik.

İş yaşamında iç ve dış paydaşlar ideal bina ve ofis ortamı talep ediyor.
Bina, ofis hizmet kalitesini arıyor. Temel ihtiyaçlarda, ortak mekanların kullanımında emniyet, güvenlik, temizlik, ergonomi ve konfor talep ediyor. İdari konularda herhangi bir problemle karşı karşıya kalındığında hızlı ve doyurucu bir cevap bekleniyor. Çalışanlar çözümün ne şekilde, ne sürede ve nasıl gerçekleşeceğini bilmek istiyor. “Hallederiz”, “yaparız” ya da “merak etmeyin Murat bey yapacağız” gibi geçiştirme cümlelerini duymak da pek istemiyor.

Bu noktada idari işler yönetiminde profesyonellik seviyesi ve uzmanlık büyük önem taşıyor. Şirket markası, çalışan deneyimi ve verimliliği, insanların beyninde bu kapsamda olgunlaşıyor, pekişiyor. 

Peki İdari İşler ve Tesis Yönetimi operasyonları hangi noktalarda birleşiyor hangi noktalarda ayrılıyor ?

Birimlerin operasyonları ve değerlendirme kriterleri üzerine biraz düşündüğünüzde hemen anlıyorsunuz. Sektör, kurumun faaliyet alanı, ölçek; çalışan sayısı (ve kullanıcı/müşteri sayısı), mekânsal büyüklük (plaza, fabrika) coğrafi yayılım (entegre üretim tesisi), operasyonların kritik önemi ve riskler, mevzuat (çevre, İSG vd.) gibi kriterleri sayabiliriz.

Şimdi uygulama üzerinden ilerlemekte fayda var.
Çalışan sayısının 20 olduğu küçük bir işletme ile 500 + çalışanın olduğu işyeri dinamikleri ve ihtiyaçları bir olabilir mi?

Ülkemizde faaliyet gösteren büyük tesisleri; enerji, kimya, demir çelik, ilaç, otomotiv, beyaz eşya, limanlar, havalimanlarını ve bu sistemlerin fonksiyonlarını bir an için düşünün. Yine aynı şekilde hizmet üreten büyük hastaneler, AVM’ler, üniversiteler, belediyeler, kamu kurum ve kuruluşlarının operasyonlarını değerlendirin. Banka genel müdürlük binaları, holding binaları, plazalarda birden fazla katta faaliyet gösteren büyük şirketlerin dinamiklerini gözünüzden kısaca bir geçirin.

Farklı sektör ve şirket ölçeklerinde bu birimlerin görev ve sorumlulukları, organizasyon yapıları şekilleniyor. Birçok unvan göze çarpıyor:

• İdari İşler Müdürü ve Liderleri
• İdari İşler ve Satın alma Müdürü
• İdari İşler ve Filo Müdürü
• Tesis Yönetimi Müdürü (Facility Manager)
• Tesis İdari Müdürü ve Ekipleri
• Tesis ve Teknik Hizmetler Müdürü
• Bakım ve Destek Hizmetleri Müdürü
• Bina ve Ofis Yönetim Müdürü (Workplace Manager)
• Ofis ve Destek Hizmetler Müdürü
• Ofis Koordinatörü
• Filo Araç ve Lojistik Müdürü
• Teknik Hizmetler ve Bakım Yöneticisi
• Destek Hizmetler Yöneticisi
• Güvenlik ve Teknik Operasyon Sorumlusu
• Tesis ve Bakım Sorumlusu
• Tedarik Yönetimi ve Satın alma Sözleşme Uzmanı
• Altyapı ve Lojistik Yöneticisi
• İdari ve Mali İşler Daire Başkanı ve Personeli

Kurumun büyüklüğü, personel ve hizmet alanların sayısı gibi faktörler, bu birimlerin organizasyon şemasına da yansıyor. Organizasyonel yapı ve çalışan profili farklılıklarına ilerleyen dönemde ayrıntılı bir şekilde değineceğim.

Bu yazımda, çalışma alanlarındaki benzerliklerden devam edelim.

Her iki birimin de ortak çalışma alanları var. Benzerlikler nelerdir?

İş sürekliliği ve risk yönetimi, operasyon ve çalışan verimliliği, mevzuat, sürdürülebilirlik, teknoloji yönetimi, satın alma; tedarikçi araştırma ve sözleşme yönetimi gibi konular. Son derece stratejik konular.

Peki farklılıklar. Farklılıkları kurum operasyonları, saha-altyapı büyüklüğü, ihtiyaçlar, sistemin fonksiyonları, iç ve dış hizmet alan paydaşlar belirliyor. Kimya tesisi ile hastane yapılanması örneğinde olduğu gibi operasyonel riskler, teknik alanlar (mühendislik, bakım) ve öncelikler ayrışmayı derinleştiriyor. Bu birimlerin içerisinde yer alan mesleki uzmanlık seviyeleri belirgin şekilde değişim gösteriyor.

İdari İşler Yönetiminin Değişen Rol ve Sorumlulukları

Artan çalışan/misafir beklentileri, yasal düzenlemeler ve mesleki gelişmelerin etkisi altında kalan idari işler bölümü görev ve sorumluluk alanlarını yeniden baştan ele alıyor. Birimler, mevcut operasyonları sürekli iyileştirme ve kendisini geliştirme çabası içerisinde.

İdari İşler Birimi ihtiyaçlar doğrultusunda kadrosunu yeniliyor, doğru kişileri zamanında işe alıyor. Onları eğitimlerden geçiriyor sektör bazlı yetiştiriyor. Bina düzeni, altyapı ve ofis işleyişi ile ilgili dışarıdan destek alınan tüm tedarikçilerin/ taşeronların performansları düzenli ölçülüyor ve raporlanıyor. Maliyet analizleri ve sözleşmeler sürekli inceleniyor. Acil durum ve kriz senaryolarına ilişkin çalışmalar, tatbikatlar yapılıyor. Sürdürülebilirlik, gizlilik (KVKK), mevzuat (çevre, İSG vd.) uyumu ve kontrolleri üzerinde hassasiyetle duruluyor.

Ve tüm bu başlıklara her sene yeni öneriler, revizyonlar ve yeni hedefler de ekleniyor.

Tesis Yönetiminin Değişen Rol ve Sorumlulukları

Mesleki zorluğu ve sorumluluğun büyüklüğünü anlayabilmek adına İlk olarak tesis çeşitliliğine örnekler verelim. Büyük bir üretim tesisi, tam teşekküllü bir hastane, büyük bir AVM, beş yıldızlı bir tatil köyü ya da bir otel, liman veya havalimanı olabilir.

Bu tür tesislerde tüm uygulamalar bir prosedüre, bir protokole, bir kitapçığa dayanıyor. Disiplin ve düzen oradan destek alıyor.

Büyük tesislerde kurumsal hafıza, köklü iş alışkanlıkları var. Mevzuat (çevre, İSG başta olmak üzere) değişimleri olduğunda hızla gereği için aksiyon alınıyor. Prosedürler, kurallar/ilkeler, kitapçıklar güncelleniyor.
Yeni uygulama süratle sahaya yansıyor.

Tesis Yönetimi her zaman birimler arasında koordinasyon, iş bölümü, etkin ve verimli iş birliğini gerektiriyor. Farklı birim yöneticileri arasında ihtiyaçların öğrenilmesi, uyum ve sürece liderlik edilmesi önem kazanıyor. Birbirleriyle çatışan değil, iş birliğine önem veren anlayış hakim olmak zorunda. O nedenle, tesis yönetiminde tek bir birimin öncelikleri değil, birimler arası ortak hareket ve koordinasyon verim getiriyor.

Tesisler küresel rekabet avantajını yakalama, paydaş güveni ve gelişimleri amacıyla ulusal ve uluslararası kuruluşlardan denetimler için başvuruda bulunabiliyor. Gönüllükle hareket ediyorlar.
Bir otoritenin ilgili alanda rehberliğini önemli buluyorlar. Tesis gelişim planları için bu kapsamda hazırlanan raporları ve derecelendirme puanlarını birer fırsat olarak yorumlayabiliyorlar.

Fabrikalarda zaman zaman müşteri firmaların temsilcileri ya da üçüncü parti kuruluşlar tarafından denetimler (sürdürülebilirlik, kalite vb.) yapılabiliyor. Tesis yöneticileri, bu ziyaretleri tesisin gelişimi, operasyon kalitesinin yükseltilmesi, marka güvenilirliği ve paydaş güveni için önemli buluyorlar.

Kısa, orta ve uzun vadeli yatırım planları, kaynak ihtiyacı, stratejik öncelikler ve senaryo analizleri yapılıyor. Eksiklikler ve yapılması gerekenler üzerine proje bazlı gidiliyor.

Konuyu hizmet ve üretim tesisleri arasındaki yapısal farklılıklar üzerinden biraz daha derinleştirelim.

Hizmet Sektörlerinde Tesis Yönetimi

Hizmet sektörlerinde dış paydaşların sayısı da beklentileri de çok yüksek.

Örnek vermek gerekirse büyük hastanelere (örneğin Cerrahpaşa Tıp Fakültesi, İstanbul Tıp Fakültesi -Çapa hastane yerleşim birimleri) alışveriş merkezlerine (AVM) ve havalimanlarına gün bazında gelen kişi sayısı binleri buluyor.

Bu tür sistemlerde olası riskler çok büyük. Kitlenin belirli saatlerde yoğun giriş ve çıkışı söz konusu. Üst düzey emniyet ve güvenlik gerektiriyor. Giriş kapılarında, otoparklarda uzun kuyruklar, asansör ve yürüyen merdivenlerde yığılmalar olabiliyor. Enerji yönetimi, temizlik ve hijyen konularının ayrı bir çerçevede düşünülmesi gerekiyor. Lojistik operasyonlarda; perakende firmaların ürün araçları, restoranların içecek ve yiyecek arabaları düzen içerisinde hareket etmek zorunda.  Kriz ve acil durum (sel, deprem, yangın, saldırı/terör, salgın vd.) senaryoları konusunda nitelikli bir ekibe ihtiyaç var.

O nedenle tüm operasyonlar son derece ayrıntılı, titiz ve mevzuata uygun yürütülmeli. Organizasyon yapısı, kadro ve uzmanlaşma da buna uygun olmalı.

İmalat Sektörlerinde, Entegre Fabrikalarda Tesis Yönetimi

İmalat sektörlerinde büyük coğrafi saha içerisinde fabrikalar ( -depolar, sosyal alanlar ve stratejik noktalar gibi) bir arada ya da mesafeli bir biçimde kümelenebiliyor. Entegre üretim tesislerinde çalışan sayısı yüksek. Ortak özellikleri 250 ve üzeri çalışan sayısı. Bu tesislerde pek çok bileşen birbirleriyle uyum içerisinde çalışmak zorunda. Coğrafi alan fabrika üretim noktaları, açık ve kapalı depo sahaları, sürekli sahaya giriş çıkış yapan kamyon TIR araç trafiği, güvenlik noktaları, kameralar, geniş iç yollar, otoparklar, yemekhane, kantin / kafe alanları. Dev tesislerde lojmanlar, misafirhaneler, eğitim kurumları, alış-veriş yerleri de olabiliyor.

Entegre üretim tesislerinde teknik uzmanlık ve mühendislik uygulamaları işin ana omurgasını oluşturuyor.Öncelik fabrika operasyonlarında süreklilik. Öncelik emniyet ve güvenlik.
Fabrika teknik altyapısının planlanması ve yönetimi ayrı bir uzmanlık, mühendislik uygulamalar bütünü. Makine teçhizat yatırımları, yerleşim planları ve toplam verimli bakım çalışmaları bir bütün olarak görülüyor.

Geniş araziye yayılan tesisin saha altyapı yönetiminde; elektrik, su, doğalgaz, atık, kanalizasyon, vb. altyapı sağlam bir mühendislikle geleceğin büyüme planlarına uygun planlanıp ve inşaa ediliyor.
Büyüme hedefleri, orta ve uzun vadede ortaya çıkan yeni ihtiyaçlar, teknik ekipler ve yöneticilerle birlikte analiz ediliyor.

Tesis içerisinde sürekli bir eğitim ve zengin öğrenme araçları var.
Eğitim salonları son derece aktif kullanılıyor. Eğitim gün saat metriği sürekli ölçümleniyor.  Sahada yaşanan vakalar raporlanıyor, eğitim materyallerinde video ve fotoğraflarla analiz edilip dersler çıkartılıyor. 

KOBİ’ler ve İdari İşler Birimi için Ayrı Bir Pencere Açmakta Fayda Var

Ülkemizde KOBİ seviyesinde alınması gereken hayli mesafe olduğuna inanıyorum. Şirketlerimizin önemli bir bölümü küçük şirketler. Öncelikleri rekabet edebilmek. Varlıklarını sürdürebilmek. Ayakta kalabilmek.

O nedenle profesyonel bir İdari İşler biriminden bahsedebilir miyiz? Bilemiyorum. Patronun bakış açısı, vizyonu son derece belirleyici. Bu alana yatırım yapmak istiyor mu? Ciddi soru işareti. Sektörden güvenilir kıdemli bir kişi seçilerek yola devam ediliyor. İşyeri düzeninin sorumluluğu o seçilen kişinin iş deneyimi ve önerileri ile olumlu yönde gelişebiliyor ya da sınırlı, zayıf kalabiliyor.

İşler çoğunlukla bir veya en çok iki kişi temelinde yürütülüyor. Bu kişi joker pozisyonunda “her işe koşan, her işe yetişen” rolünde. Ondan temel beklenti, şirket operasyonlarının aksamaması. Yani işlerin kesintisiz devam etmesi. “Arıza varsa tamir ettiriz” reaktif anlayışı egemen. Önleyici ve planlı bakım mevzuatta belirtilen alanlarda sınırlı kalıyor, onların dışında pek çıkmıyor. Geleceğin ihtiyaçlarına ilişkin senaryo analizleri ve raporlamalar daha çok sözlü hafızada ilerliyor. “Geçen ay sohbetimizde / toplantıda bu konuyu aktarmıştım” sıklıkla söylenebiliyor. Proje esaslı yönetim; bütçesi, takvimi, sorumluları gibi işler sınırlı alanlarda görülüyor.

Küçük Şirketlerimizde İdari İşler Biriminden Beklentiler

Küçük şirketlerimizde İdari İşler biriminden beklentiler şu alanlarda yoğunlaşıyor:

• İşyeri Düzeni: Mekân yönetimi, güvenlik, temizlik, bakım, otopark.
• İdari satın alma: Ofis kırtasiye, sarf malzeme, promosyon ürünler, matbaa ve çeşitli hizmet (elektrik, tesisat, tadilat işleri, asansör bakımı) alımları.
• Araç ve filo yönetimi: Öz mal, kiralık araçlar, yakıt, bakım, hasar, sigorta.
• Destek hizmetleri: Yemek (catering), çay/kahve, kurye-kargo lojistik destek.

KOBİ’lerde idari işlerden sorumlu çalışandan beklenen stratejik katkı, operasyonlarda maliyet düşürme, doğru tedarikçi ve taşeron bulunması, araç filosunun doğru şekilde yönetimi gibi birkaç noktada toplanıyor. İlgili çalışanın uzun süreli hastalık, geniş izin, işten ayrılma veya emekli olma hallerinde ise şirketler sıkıntılı bir geçiş dönemi yaşayabiliyor.

Sonuç

İdari İşler ve Tesis Yönetimi departmanlarının özverili ve profesyonel çalışmalarıyla stratejik değer yarattıklarını, kurumlarımızı dünya standartlarında bir noktaya getireceğini düşünüyorum.

Kamu uygulamalarına değinmeyecek miyiz? şeklinde bir soruyu da kısaca cevaplayalım. Özel sektör bu alanda kamu uygulamalarının bir adım önünde. Kamu bürokrasisi, yönetim ve kaynak tahsisi zorlukları getirebiliyor.
Bu da operasyonlarda gecikmelere ve verimsizliklere neden olabiliyor.
Özel sektör ise kaynak yaratımı ve kullanımı, önceliklerin belirlenmesi, uzmanlaşma ve nitelikli kadroların oluşturulmasında daha profesyonel hareket ediyor.

Türkiye’nin ekonomik gelişiminde, mevcut tüm sistemlerde iç (çalışan) ve dış paydaşların (misafir, müşteri, hasta gibi beklenti ve taleplerini, yasal düzenlemeleri ve risk yönetimini dikkate alan anlayışa, operasyon ve hizmet kalitesinin sürekli iyileştirilmesine ihtiyaç var. Devam edeceğiz…

İDARİ İŞLER ve TESİS YÖNETİMİ EĞİTİMİ
Operasyonel Riskleri ve Maliyetleri Yönetmekten,
Çalışan Verimliliğini ve Kurumsal İtibarı Artırmaya

Eğitim Teklif Alma:

Şirketinizin eğitim ihtiyacı için egitim@satinalmadergisi.com e-posta adresinden teklif alabilirsiniz.

Anahtar sözcükler: İdari İşler Eğitimi, Tesis Yönetimi Eğitimi, İdari İşler, Tesis Yönetimi, altyapı, yönetmelik, mevzuat, tedarikçi, taşeron, tadilat, onarım, tamir, araç, filo, teknik, bakım, destek, risk, kriz, bina, ofis, facility, fabrika, AVM, Hastane, otomotiv, acil durum senaryoları, afet, çalışan memnuniyeti, satın alma, liderlik, çevre, eğitim, sürdürülebilirlik, ayrıştırma, çöp, otopark, kiralama, kira, güvenlik, ısıtma, soğutma, havalandırma,
İSG, güvenlik, danışma, giriş-çıkış, sarf malzeme, depo, lojistik, kargo, kurye, misafir, ziyaretçi, kullanıcı, paydaş, ESG